Các bước đồng bộ cơ bản

Đồng bộ TikTok Shop - Nhanh.vn giúp bạn:
Kết nối sản phẩm giữa TikTok Shop và Nhanh
Tải đơn hàng TikTok Shop về Nhanh để theo dõi trạng thái, trừ tồn khi đơn hàng thành công.
Các bước cài đặt đồng bộ Nhanh.vn và Tiktok Shop như sau

Kết nối gian vào Nhanh

Bước 1: Thêm mới kết nối

Bạn truy cập module Kênh bán - chọn Thêm kênh bán. Tại tab Kết nối sàn - bấm Thêm kết nối - chọn Tiktok hoặc tại tab TikTok - bấm Thêm két nối.

Lưu ý: Không hỗ trợ kết nối tài khoản sub-account

Hệ thống sẽ chuyển đến trang đăng nhập tài khoản TikTok để xác thực tài khoản. Bạn chọn Asia Seller chọn quốc gia Vietnam rồi ấn Next

Đăng nhập tài khoản Tiktok Shop

Thực hiện thao tác xác minh

Click I read and agree with TikTok Shop Open Platform Authorization Agreement >> click Authorize để đồng ý cấp quyền cho việc đồng bộ Nhanh - Tiktok Shop

Sau khi đồng bộ thành công màn hình sẽ hiện thông báo như sau:

Bước 2: Cài đặt cấu hình đồng bộ

Hệ thống sẽ mở ra 1 popup cài đặt tích hợp TikTok Shop:

Bạn điền và tích chọn các thông tin theo đúng chuẩn sau:
- Tự động tải đơn hàng về Nhanh: Chọn tải đơn hàng Tự động để tự động tải thông tin đơn về phần mềm khi có đơn hàng mới phát sinh trên sàn.
- Tự động tải bản in phiếu gửi đơn hàng về Nhanh: Bản in phiếu gửi hàng sẽ được tải Tự động về Nhanh, giúp cải thiện tốc độ in phiếu gửi hàng cho gian hàng của bạn.
- Ngày bắt đầu tạo xuất nhập kho: Nhập ngày cho phép hệ thống bắt đầu tạo phiếu xuất nhập kho sản phẩm khi có đơn từ sàn. Những đơn thành công trước thời điểm này sẽ không sinh ra phiếu xuất nhập kho.
- Gắn toàn bộ đơn hàng cho khách hàng: Khi tải đơn hàng, Tiktok không cung cấp thông tin khách hàng (tên, số điện thoại, địa chỉ), bạn có thể cài đặt điền. Tên khách hàng và số điện thoại khách hàng mặc định cho các đơn hàng từ Tiktok.
- Đồng bộ sản phẩm: Tại bước đăng nhập kết nối ban đầu, luôn chọn Đợi ghép sản phẩm giữa 2 bên.
- Tự động cập nhật tồn kho từ Nhanh lên sàn: Chỉ chọn cập nhật tồn kho khi bạn đã có sản phẩm và tồn kho trên Nhanh
- Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bấm Lưu để hoàn tất.

Lưu ý đối với cài đặt ngày bắt đầu XNK:

Tính năng này sử dụng khi bạn chỉ muốn quản lý đơn hàng cũ trên báo cáo tài chính sàn, báo cáo đơn tạo, quản trị thông tin khách hàng,... và không muốn trừ tồn kho vào hiện tại.
Khi tải đơn hàng sàn, các đơn hàng có ngày tạo trước thời điểm này khi thành công sẽ không sinh ra phiếu XNK -> tránh tình trạng âm kho khi doanh nghiệp đã kiểm kho trước đó.
Khi kết nối gian hàng mới, mục này sẽ mặc định lấy ngày hiện tại +1. Doanh nghiệp muốn sửa ngày này cần vào mục Kênh bán – Thêm kênh bán, bấm sửa cấu hình của gian hàng.
Nếu doanh nghiệp chuyển gian hàng từ doanh nghiệp A sang doanh nghiệp B thì cài đặt này không thay đổi, sau khi chuyển gian hàng, doanh nghiệp cần cân nhắc sửa cài đặt nếu muốn tải đơn hàng cũ.

Bước 3: Cài đặt cấu hình đa kho

Bạn tích chọn Sửa cấu hình.

Nếu trên tiktok chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

Nếu trên tiktok có nhiều kho: Tại mục Chế độ đa kho, chọn kho trừ tồn khi đơn Tiktok về Nhanh, chọn kho đẩy tồn từ Nhanh lên Tiktok (có thể chọn nhiều kho) đồng thời chọn kho để cài đặt đơn hàng tải về gắn vào kho nào

Lưu ý:

Trường hợp các sản phẩm trong đơn thuộc cùng 1 kho trên Tiktok >> khi tải về Nhanh sẽ lấy theo kho trong cài đặt mục Chế độ đa kho
Trường hợp các sản phẩm trong đơn thuộc các kho khác nhau trên Tiktok >> khi tải về Nhanh sẽ mặc định kéo về kho ở cài đặt mục Chế độ 1 kho
Trường hợp có cài đặt cấu hình đa kho nhưng lại cài đặt đồng bộ tồn từ kho nhận hàng hoàn của shop trên Tiktok sẽ bị LỖI ĐỒNG BỘ TỒN KHO, để khắc phục thì đối với những kho, ví dụ kho Vietnam Return Warehouse (kho nhận hàng hoàn) doanh nghiệp không cấu hình đa kho cho kho này.

Ủy quyền cho tiktokshop

Vì lí do bảo mật nên sau một thời gian liên kết với tài khoản Tiktokshop bên Tiktok sẽ báo người dùng cần đăng nhập ủy quyền lại để tiếp tục liên kết gia hạn access token. Khi đó, người dùng tải đơn sẽ có thông báo như sau

Người dùng cần truy cập vào Kênh bán > Thêm kênh bán. Sau đó chọn Thêm kết nối và đăng nhập lại vào gian sàn tiktok đang báo hết hạn token. Khi đó giao diện sẽ hiện cài đặt ủy quyền như sau

Tùy vào thời gian người dùng chọn ủy quyền mà thông báo Access_token is invalid sẽ xuất hiện lại sau đó, tiếp đó nhập email ủy quyền là email đăng nhập tài khoản trên Nhanh > tích Đồng ý ủy quyền và nhấn nút Ủy quyền là thành công.

Đồng bộ sản phẩm

Tại Kênh bán > Tiktok > Sản phẩm
Bấm nút đồng bộ - chọn Tải sản phẩm từ Tiktok.

Chọn Seller.

Khi đồng bộ sản phẩm Tiktok Shop với phần mềm sẽ thuộc 1 trong 3 trường hợp sau:

Đã có sản phẩm trên Nhanh.vn và chưa có sản phẩm trên sàn.
Đã có sản phẩm trên sàn và chưa có sản phẩm trên Nhanh.vn.
Đã có sản phẩm trên cả Nhanh.vn và sàn. Chia làm 2 tình huống:
- Mã SKU sản phẩm trên sàn trùng với mã sản phẩm trên Nhanh.vn.
- Mã SKU sản phẩm trên sàn khác mã sản phẩm trên Nhanh.vn.

TH1: Đã có sản phẩm trên Nhanh.vn và đã có sản phẩm trên sàn.

Bước 1: Chọn gian hàng, chọn thời gian tạo và tải sản phẩm

Sản phẩm sau khi được tải về sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm chưa ghép.

Bước 2: Ghép nối với sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn

Có 2 cách để ghép nối sản phẩm trên Nhanh và sản phẩm trên sàn. Tại tab Sản phẩm chưa được ghép, bạn thao tác như sau:

Cách 1: Ghép nối thủ công
Chọn Seller muốn ghép sản phẩm.
Tại cột Sản phẩm (Nhanh): Tìm đến sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn tương ứng với sản phẩm ở cột Sản phẩm(Tiktok).
Cột Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.
- Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.
Lưu cặp đã ghép hoặc ghép một loạt sản phẩm rồi bấm Đồng bộ > Lưu các cặp đã ghép ở đầu trang.

Sau khi ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.

Cách 2: Ghép nối bằng file excel
- Tại tab Sản phẩm chưa ghép, chọn Thao tác > Ghép sản phẩm từ file excel.
- Tải file mẫu về và điền dữ liệu:
  - MÃ SKU / Tên / ID Sản phẩm sàn: Bạn có thể xuất file excel danh sách tại tab Sản phẩm chưa được ghép để lấy nhanh dữ liệu mã SKU/Tên/ID sản phẩm sàn và điền vào file import.
  - Sản phẩm Nhanh Vn: Điền mã/mã vạch/tên sản phẩm trên Nhanh.
  - Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.
    Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.
- Tại màn hình import trên phần mềm, bạn chọn gian hàng cần ghép nối và import file lên phần mềm. Sau khi ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.

TH2: Đã có sản phẩm trên sàn và chưa có sản phẩm trên Nhanh.vn

Trong trường hợp bạn có nhiều gian hàng TMĐT thì cần chọn ra 1 seller chính đảm bảo đầy đủ mã sản phẩm nhất có thể để làm chuẩn.

Bước 1: Tải sản phẩm từ seller chính và tạo luôn trên Nhanh.vn

Tích chọn: Tự động tạo sản phẩm trên Nhanh bằng SKU của Tiktok.

Sản phẩm sau khi được tải về sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép, đồng thời hệ thống sẽ tải và tự tạo các sản phẩm độc lập có tên giống với sản phẩm ở sàn và tự ghép nối đối với Seller chính này.

Mã SKU sản phẩm trên sàn tương ứng với mã sản phẩm trên Nhanh.

Bước 2: Tải và ghép nối sản phẩm ở những gian còn lại

Thực hiện tải và ghép nối sản phẩm ở những gian hàng còn lại tương tự thao tác ở trường hợp 1.

TH3: Đã có sản phẩm trên cả Nhanh.vn và sàn

Nếu bạn có thể đảm bảo chắc chắn rằng mã SKU sản phẩm trên sàn trùng khớp với mã sản phẩm trên Nhanh.vn thì ở bước tải sản phẩm về, bạn chọn Tự động tạo sản phẩm trên Nhanh bằng SKU của Tiktok.
Sản phẩm trên sàn được tải về sẽ được tự động ghép nối với sản phẩm trên Nhanh.vn. Điều kiện ghép nối là mã SKU trên sàn = mã sản phẩm trên Nhanh.
Nếu sản phẩm trên sàn không có mã SKU hoặc mã SKU sản phẩm các gian hàng khác mã sản phẩm trên Nhanh, bạn cần thao tác tải và ghép nối sản phẩm thủ công theo hướng dẫn trường hợp 1 để đảm bảo ghép nối sản phẩm chính xác nhất.

Đồng bộ đơn hàng

Đồng bộ đơn hàng từ TikTok Shop về Nhanh để xử lý tập trung tại một nơi.

Để đảm bảo việc đồng bộ đơn hàng và tồn kho sản phẩm giữa Nhanh và TikTok Shop được diễn ra chính xác nhất, bạn cần đảm bảo thao tác đủ theo các bước sau:

Bước 1: Cài đặt cấu hình kết nối. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.
Bước 2: Tải và ghép nối sản phẩm. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.
Bước 3: Đồng bộ tồn kho. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.
Bước 4: Đồng bộ đơn hàng. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây

Các bước đồng bộ và xử lý đơn hàng được hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Tải đơn hàng từ TikTok Shop về Nhanh

Hệ thống cho phép bạn cài đặt đồng bộ đơn hàng tự động, tức là đơn hàng trên hàng phát sinh mới hoặc có sự thay đổi trạng thái đều sẽ được tự động đồng bộ thông tin về phần mềm. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn quá nhiều đơn/ngày hoặc trong các dịp Flash sale của sàn khiến cho việc kết nối giữa sàn và Nhanh bị chậm chễ, bạn vẫn nên thao tác tải đơn thủ công 1-2 lần/ngày để đồng bộ đơn hàng đầy đủ và cập nhật trạng thái kịp thời nhất có thể.

Bước 1: Bạn truy cập module Kênh bán - chọn Tiktok - chọn Đơn hàng hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 2: Nhấn nút Tải đơn, hệ thống hiện popup cho bạn lựa chọn. Bạn chọn gian cần tải nếu có nhiều hơn 1 gian và thời gian tải đơn

Bước 3: Nhấn Tải dữ liệu để tải đơn hàng về. Hệ thống sẽ trả kết quả như sau:

[Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TiTok] _ tải về thành công: Đơn hàng được tải về thành công.
[Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TikTok] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được tải về Nhanh: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn chưa được tải về Nhanh.
[Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn TikTok] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được ghép nối: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn đã được tải về Nhanh nhưng chưa được ghép nối.

Khi bị báo lỗi sản phẩm chưa tải về hoặc chưa được ghép nối, bạn cần kiểm tra lại danh sách sản phẩm đồng bộ Shop.

Xử lý đơn hàng TikTok Shop

Khi khách đặt hàng trên TikTok Shop, nếu đơn hàng khách chọn thanh toán trước, tại mục chưa thanh toán:
- Hiển thị tất cả các đơn đã đặt, nhưng chưa thanh toán, khách hàng sẽ nhận được thông báo hoàn tất thanh toán sau 15 phút và 16 giờ kể từ khi đặt hàng.
- Đơn hàng tự động bị hủy nếu khách hàng không thanh toán sau 48h.
- Khách hàng sẽ nhận được thông báo trong ứng dụng sau khi đơn đặt hàng bị hủy. Trạng thái trên Nhanh lúc này sẽ là Mới

Bước 1: Báo sắp xếp vận chuyển

Tại mục Xác nhận trên TikTok bạn ấn Sắp xếp vận chuyển sẽ có 2 hình thức Lấy hàng và Gửi hàng.
Đơn hàng nào chưa báo Sắp xếp vận chuyển, thì tải về Nhanh nó sẽ ở trạng thái Chờ xác nhận.

Lưu ý

Doanh nghiệp bấm Sắp xếp vận chuyển, đơn hàng trên Nhanh cập nhật trạng thái Đã xác nhận
Doanh nghiệp in phiếu gửi trên Nhanh, đơn hàng sẽ tự động đổi trạng thái sang Đang đóng gói
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng tính năng Đóng gói, đơn hàng sẽ tiếp tục được chuyển sang trạng thái Đã đóng gói
Sau khi bưu tá đến lấy hàng, các đơn sẽ được cập nhật sang trạng thái Đang chuyển như hiện tại.
Trong trường hợp không muốn kiểm kho các đơn Đã đóng gói, doanh nghiệp có thể tự đổi trạng thái các đơn Đã đóng gói sang trạng thái Chờ thu gom.

Bước 2: In phiếu gửi

Bạn ấn in danh sách lấy hàng trên TikTok Shop

Bước 3: Theo dõi cập nhật trạng thái đơn hàng

Đơn hàng TikTok Shop đồng bộ về Nhanh sẽ được tự động cập nhật trạng thái đơn theo thông tin đơn hàng trên Shop (Mới, Đã xác nhận, Huỷ) còn các trạng thái khác Doanh nghiệp sẽ cần thao tác nhấn Tải đơn hàng để cập nhật trạng thái, do thông qua API Tiktok không tự động trả về toàn bộ các trạng thái đơn hàng.

Hàng ngày khi bạn nhấn Tải đơn hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật trạng thái cho những đơn hàng đã tải về trước đó.
Với đơn chuyển hoàn: Sau khi doanh nghiệp nhận được hàng chuyển hoàn, cần vào Danh sách đơn hàng TikTok và đổi trạng thái đơn hàng đó sang trạng thái Đã hoàn hoặc thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao Nhận HVC hoàn về để ghi nhận hàng đã về shop.

Bảng trạng thái đơn sàn - Nhanh

Đồng bộ tồn kho

Sau khi đã có số lượng tồn kho chuẩn trên Nhanh.vn, bạn đã có thể đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang sàn.

Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn.
- Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
- Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.

Bước 1: Để đồng bộ tồn kho lên sàn, bạn truy cập Kênh bán > Thêm kênh bánk > - chọn gian hàng cần đồng bộ tồn kho.

Bước 2: Để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng, chọn Sửa cấu hình.

Bước 3: Tích chọn Tự động cập nhật tồn kho từ Nhanh lên sàn

Bước 4: Nếu doanh nghiệp chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT

Ví dụ:

Sản phẩm có số Có thể bán là 100
Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%
Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm
Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định

Nếu doanh nghiệp có cấu hình đa kho: Tại mục Chế độ đa kho thì tồn sẽ đồng bộ theo đa kho đã cài đặt.

Bước 5: Truy cập module Kênh bán > Tiktok > Sản phẩm > TikTok.com

Bấm nút Đồng bộ > chọn Đẩy tồn lên Tiktok

Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.

Chỉnh sửa cài đặt

Bạn vào Kênh bán > Thêm kênh bán > Nhấn dấu 3 gạch phía cuối gian > Sửa cấu hình
Tại phần cấu hình này bạn có thể thay đổi lựa chọn về Đồng bộ đơn hàng, Đồng bộ sản phẩm, Đồng bộ tồn kho