Các bước đồng bộ cơ bản
Last updated
Last updated
Kết nối Shopee giúp bạn quản lý Tồn kho, Đơn hàng, thanh toán đối soát đơn hàng trên Shopee dễ dàng hơn.
Đồng bộ sản phẩm từ Shopee - Nhanh: Lấy sản phẩm từ Shopee về Nhanh, tạo sản phẩm từ Nhanh sang Shopee, ghép nối sản phẩm giữa 2 bên.
Đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang Shopee.
Đồng bộ đơn hàng từ Shopee về Nhanh để xử lý tập trung tại 1 nơi: Báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng, in phiếu gửi, gộp nhiều đơn hàng chung vào 1 biên bản bàn giao và tạo Bảng tổng hợp sản phẩm cần lấy theo biên bản.
Các bước cài đặt đồng bộ Nhanh.vn và Shopee như sau:
Bạn truy cập module Kênh bán > Thêm kênh bán > Tại tab Kết nối sàn > bấm Thêm kết nối > chọn Shopee hoặc tại tab Shopee > bấm Thêm kết nối.
Hệ thống sẽ chuyển đến trang đăng nhập tài khoản Shopee để xác thực tài khoản. Bạn chọn quốc gia Vietnam (VN), gõ tên đăng nhập và mật khẩu gian hàng Shopee, bấm Login
Nhập mã xác thực được nhắn về điện thoại, click Verify (Nếu không thấy SMS về điện thoại thì click Resend)
Click Confirm Authorization để đồng ý cấp quyền cho việc đồng bộ Nhanh - Shopee
Hệ thống sẽ mở ra 1 popup cài đặt tích hợp Shopee:
Bạn điền và tích chọn các thông tin theo đúng chuẩn sau:
Tên gian hàng: Tên gian hàng TMĐT để phân biệt với các gian hàng khác, có thể giống hoặc khác tên thật của gian hàng trên sàn TMĐT.
Đồng bộ đơn hàng: Bật Tự động tải đơn hàng về Nhanh để tự động tải thông tin đơn về phần mềm khi có đơn hàng mới phát sinh trên sàn.
Tự động tải bản in phiếu gửi đơn hàng về Nhanh: Bật cài đặt này để bản in phiếu gửi hàng được tự động tải về Nhanh, giúp cải thiện tốc độ in phiếu gửi hàng cho gian hàng của bạn.
Ngày bắt đầu tạo xuất nhập kho: Nhập ngày cho phép hệ thống bắt đầu tạo phiếu xuất nhập kho sản phẩm khi có đơn từ sàn. Những đơn thành công trước thời điểm này sẽ không sinh ra phiếu xuất nhập kho.
Gắn toàn bộ đơn cho khách hàng: Các đơn từ Shopee khi tải về sẽ bị ẩn thông tin khách hàng, bạn có thể chọn gắn toàn bộ đơn tải về cho 1 khách hàng.
Đồng bộ sản phẩm khi tải đơn: Tại bước đăng nhập kết nối ban đầu, nên chọn Đợi ghép sản phẩm giữa 2 bên, hoặc tuỳ thuộc theo nhu cầu có thể chọn Luôn lấy sản phẩm từ Shopee về
Tự động cập nhật tồn kho từ Nhanh lên sàn: Bật cài đặt này để tồn kho trên Nhanh tự động cập nhật sang sàn.
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm Lưu để hoàn tất.
Lưu ý:
Nếu phần mềm báo lỗi Tài khoản của bạn đã được cài đặt... , nghĩa là trước đó gian hàng đã được liên kết với 1 doanh nghiệp khác trên Nhanh, thì bạn cần báo admin Nhanh.vn chuyển gian hàng về đúng doanh nghiệp cần liên kết. Hoặc tài khoản đã đăng nhập thành công, tức là bạn đã kết nối gian đó rồi.
Nếu bạn chưa có sản phẩm trên Nhanh, sản phẩm trên Nhanh chưa có tồn (số tồn = 0) thì không nên tích chọn Cập nhật tồn kho từ Nhanh sang Shopee, vì sẽ làm sản phẩm trên Shopee về trạng thái Hết hàng. Nếu khi cấu hình kết nối Shopee - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì Mặc định hệ thống luôn tự động đồng bộ tồn sang Shopee ngay khi có thay đổi về số tồn.
Lưu ý đối với cài đặt ngày bắt đầu XNK:
Tính năng này sử dụng khi bạn chỉ muốn quản lý đơn hàng cũ trên báo cáo tài chính sàn, báo cáo đơn tạo, quản trị thông tin khách hàng,... và không muốn trừ tồn kho vào hiện tại.
Khi tải đơn hàng sàn, các đơn hàng có ngày tạo trước thời điểm này khi thành công sẽ không sinh ra phiếu XNK -> tránh tình trạng âm kho khi doanh nghiệp đã kiểm kho trước đó.
Khi kết nối gian hàng mới, mục này sẽ mặc định lấy ngày hiện tại +1. Doanh nghiệp muốn sửa ngày này cần vào mục Kênh bán > Thêm kênh bán, bấm sửa cấu hình của gian hàng.
Nếu doanh nghiệp chuyển gian hàng từ doanh nghiệp A sang doanh nghiệp B thì cài đặt này không thay đổi, sau khi chuyển gian hàng, doanh nghiệp cần cân nhắc sửa cài đặt nếu muốn tải đơn hàng cũ.
Nếu trên shopee chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.
Nếu trên shopee có nhiều kho: Tại mục Chế độ đa kho, chọn kho trừ tồn khi đơn Shopee về Nhanh, chọn kho đẩy ngược tồn từ Nhanh lên Shopee (có thể chọn nhiều kho) đồng thời chọn kho để cài đặt đơn hàng tải về gắn vào kho nào
Trường hợp không có cấu hình đa kho trên Shopee thì khi cài đặt trên Nhanh sẽ hiển thị thông báo Gian hàng chưa được bật chế độ đa kho trên Shopee. Xem hướng dẫn tại đây
Lưu ý:
Trường hợp các sản phẩm trong đơn thuộc cùng 1 kho trên Shopee > khi tải về Nhanh sẽ lấy theo kho trong cài đặt mục Chế độ đa kho
Trường hợp các sản phẩm trong đơn thuộc các kho khác nhau trên Shopee > khi tải về Nhanh sẽ mặc định kéo về kho ở cài đặt Chế độ 1 kho.
Shopee có thêm cài đặt Chọn ngày lấy hàng khi bấm sẵn sàng đi giao tại cài đặt cấu hình Shopee (mặc định sẽ chọn ngày gần nhất)
Bạn truy cập Kênh bán > Shopee > Sản phẩm > Đồng bộ > Tải sản phẩm từ Shopee.
Chọn Seller (gian hàng muốn tải sản phẩm).
Khi đồng bộ sản phẩm sàn TMĐT với phần mềm sẽ thuộc 1 trong 2 trường hợp sau:
Đã có sản phẩm trên Nhanh.vn và đã có sản phẩm trên sàn.
Đã có sản phẩm trên sàn và chưa có sản phẩm trên Nhanh.vn.
Bước 1: Tải sản phẩm từ sàn, chờ ghép nối với sản phẩm trên Nhanh.vn
Sản phẩm sau khi được tải về sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm chưa ghép
Bước 2: Ghép nối với sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn
Có 2 cách để ghép nối sản phẩm trên Nhanh và sản phẩm trên sàn. Tại Tab Sản phẩm chưa được ghép, bạn thao tác như sau:
Cách 1: Ghép nối thủ công
Chọn Seller muốn ghép sản phẩm.
Tại cột Sản phẩm (Nhanh): Tìm đến sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn tương ứng với sản phẩm ở cột Sản phẩm (Shopee).
Cột Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.
Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.
Lưu từng sản phẩm sau khi ghép hoặc ghép 1 loạt sản phẩm rồi bấm Đồng bộ > Lưu các cặp đã ghép.
Sau khi ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.
Cách 2: Ghép nối bằng file excel
Bạn bấm vào Thao tác > Ghép sản phẩm từ file excel.
Tải file mẫu về và điền dữ liệu:
MÃ SKU / Tên / ID Sản phẩm sàn: Bạn có thể xuất file excel danh sách tại tab Sản phẩm chưa được ghép để lấy nhanh dữ liệu mã SKU/Tên/ID sản phẩm sàn và điền vào file import.
Đối với sàn Shopee, bạn điền dữ liệu theo format ID sản phẩm cha - ID sản phẩm con.
Sản phẩm Nhanh Vn: Điền mã/mã vạch/tên sản phẩm trên Nhanh.
Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.
Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.
Tại màn hình import trên phần mềm, bạn chọn gian hàng cần ghép nối và import file lên phần mềm. Sau khi ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.
Bước 1: Tải sản phẩm từ seller chính và tạo luôn trên Nhanh.vn
Tích chọn Tự động tạo sản phẩm trên Nhanh bằng SKU của Shopee
Sản phẩm sau khi được tải về sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép, đồng thời hệ thống sẽ tải và tự tạo các sản phẩm độc lập có tên giống với sản phẩm ở sàn và tự ghép nối đối với Seller chính này.
Mã SKU sản phẩm trên sàn tương ứng với mã sản phẩm trên Nhanh.
Bước 2: Tải và ghép nối sản phẩm ở những gian còn lại
Thực hiện tải và ghép nối sản phẩm ở những gian hàng còn lại tương tự thao tác ở trường hợp 1.
Hệ thống cho phép bạn cài đặt đồng bộ đơn hàng tự động, tức là đơn hàng trên hàng phát sinh mới hoặc có sự thay đổi trạng thái đều sẽ được tự động đồng bộ thông tin về phần mềm. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn quá nhiều đơn/ngày hoặc trong các dịp Flash sale của sàn khiến cho việc kết nối giữa sàn và Nhanh bị chậm trễ, bạn vẫn nên thao tác tải đơn thủ công 1-2 lần/ngày để đồng bộ đơn hàng đầy đủ và cập nhật trạng thái kịp thời nhất có thể.
Bước 1: Bạn truy cập module Kênh bán > Shopee > Đơn hàng hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bước 2: Click nút Tải đơn, hệ thống hiện popup cho bạn lựa chọn:
Khoảng thời gian chọn tải đơn hàng không được quá 15 ngày.
Bước 3: Click Tải dữ liệu để tải đơn hàng về. Hệ thống sẽ trả kết quả như sau:
[Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn shopee] _ tải về thành công: Đơn hàng được tải về thành công.
[Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn shopee] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được tải về Nhanh: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn chưa được tải về Nhanh.
[Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn shopee] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được ghép nối: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn đã được tải về Nhanh nhưng chưa được ghép nối.
Khi bị báo lỗi sản phẩm chưa tải về hoặc chưa được ghép nối, bạn cần kiểm tra lại danh sách sản phẩm đồng bộ sàn.
Khi khách đặt hàng trên Shopee, nếu đơn hàng không thanh toán trước (hình thức thanh toán của đơn hàng là thanh toán khi nhận hàng) thì đơn đó sẽ mất khoảng 30 phút để chờ Shopee duyệt.
Trong khoảng 30 phút này, nếu bạn tải đơn về Nhanh, đơn đó sẽ ở trạng thái Mới. Những đơn Mới thì chưa cần xử lý gì (trên Shopee cũng vậy).
Sau 30 phút, Shopee duyệt đơn hàng. Nếu xử lý đơn hàng trên Shopee thì lúc này chủ shop cần báo Chuẩn bị hàng (để lấy bản in về) và In phiếu gửi.
Đơn hàng nào chưa báo Chuẩn bị hàng, thì tải về Nhanh nó sẽ ở trạng thái Đã xác nhận.
Lúc này trên Nhanh bạn click nút Sẵn sàng đi giao (tương đương với Chuẩn bị hàng trên Shopee) để lấy bản in về, sau đó click In phiếu gửi.
Có 2 cách để báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng:
Cách 1: Sử dụng biên bản bàn giao
Tại giao diện Thêm biên bản bàn giao vận đơn: Dùng trong tình huống bạn có nhiều đơn hàng, giúp gom thông tin của nhiều đơn trong 1 lần bàn giao hàng (tham khảo biên bản bàn giao tại đây).
Hoặc tại chi tiết biên bản bàn giao, phần danh sách đơn hàng trong biên bản, bạn bấm Thao tác > chọn Báo Shopee sẵn sàng đi giao.
Cách 2: Tại trang danh sách đơn hàng Shopee
Tại giao diện Danh sách đơn hàng Shopee, bạn tích chọn các đơn hàng muốn báo, sau đó bấm Thao tác > chọn Báo Shopee sẵn sàng đi giao.
Hoặc tại cột trạng thái ứng với từng đơn hàng, bạn bấm chọn Sẵn sàng đi giao.
Đơn hàng nào đã báo Chuẩn bị hàng (hoặc đã click Sẵn sàng giao) thì sẽ có trạng thái Đã xác nhận và đồng thời trên shopee sẽ mất (không hiển thị) nút chuẩn bị hàng .
Ngoài việc in phiếu gửi trực tiếp trên sàn, bạn có thể thao tác in phiếu gửi theo mẫu phiếu của Shopee ngay trên phần mềm.
Cách 1: Tại trang danh sách đơn hàng Shopee
Cách 2: Tại trang chi tiết đơn hàng Shopee
Tại trang chi tiết đơn hàng, bạn bấm Thao tác > chọn In phiếu gửi Shopee
Lưu ý: Sau khi đã in phiếu gửi Shopee (ở trạng thái Đã xác nhận), hệ thống sẽ lưu lại bản in đó, để bạn có thể in phiếu gửi ngay cả khi đơn hàng ở những trạng thái khác (in để giao lại hoặc lưu trữ).
Thực tế, người bán có thể không cần in phiếu gửi đơn hàng Shopee mà chỉ cần in mã vận đơn Shopee và dán lên thùng hàng. Hoặc người Bán có thể ghi mã vận đơn trực tiếp lên đơn hàng (trường hợp không thể in mã vận đơn). Tuy nhiên việc in phiếu giao hàng Shopee cũng thể hiện được độ uy tín của shop. Khách hàng sẽ được cung cấp tất cả thông tin giao hàng như tên shop, sản phẩm, chi phí. Điều này khiến khách hàng cảm thấy hài lòng với dịch vụ bán hàng online của bạn. Ngoài ra còn giúp các nhà vận chuyển thuận lợi hơn trong việc giao hàng.
Hệ thống hỗ trợ bạn in phiếu nhặt hàng shopee cho nhiều đơn hàng cùng lúc với mẫu in có thể tùy chỉnh được theo mẫu riêng của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo đủ mã vạch, mã QR vận đơn để hãng vận chuyển dễ sàng làm việc. Xem thêm Quy trình in phiếu nhặt hàng Shopee tại đây.
Sau khi đã hoàn thành in phiếu gửi và đóng gói đơn hàng, bạn có thể thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao để quản lý việc giao nhận hàng hóa với bưu tá của hãng vận chuyển. Xem thêm hướng dẫn quản lý biên bản bàn giao tại đây.
Đơn hàng Shopee đồng bộ về Nhanh sẽ được tự động cập nhật trạng thái đơn theo thông tin đơn hàng trên sàn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như các dịp Flash sale lớn của sàn có thể ảnh hưởng tới server kết nối giữa Nhanh và sàn dẫn đến đơn hàng bị cập nhật muộn. Lúc này bạn có thể thao tác tải đơn hàng trong khoảng thời gian phù hợp để cập nhật trạng thái đơn hàng nhanh chóng và chính xác nhất.
Hàng ngày khi bạn click Tải đơn hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật trạng thái cho những đơn hàng đã tải về trước đó.
Với đơn chuyển hoàn: Sau khi doanh nghiệp nhận được hàng chuyển hoàn, cần vào Danh sách đơn hàng Shopee và đổi trạng thái đơn hàng đó sang trạng thái Đã hoàn hoặc thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao Nhận HVC hoàn về để ghi nhận hàng đã về shop.
| Trạng thái shopee | Trạng thái Nhanh.vn |
|---|---|
UNPAID | Mới |
READY_TO_SHIP | Có hàng giao đi ==> Đã xác nhận |
SHIPPED | Đang chuyển |
TO_CONFIRM_RECEIVE | Đang chuyển (khách chưa click vào nút Xác nhận đã nhận hàng trên Shopee) |
IN_CANCEL | đang chờ seller xác nhận cancel nên sẽ giữ nguyên trạng thái hiện có của đơn hàng; trường hợp đơn tải về trạng thái IN_CANCEL luôn thì để trạng thái là Mới |
CANCELLED và không đánh dấu đã giao hàng | Khách hủy |
INVALID | Hệ thống hủy |
TO_RETURN | Xác nhận hoàn |
STATUS_COMPLETED | Thành công (và khách đã click vào nút Xác nhận đã nhận hàng trên Shopee, hoặc 3 ngày sau khi nhận hàng mà không phản hồi) |
CANCELLED đánh dấu đã giao hàng | Thất bại |
RETRY_SHIP | Đã xác nhận |
Sau khi đã có số lượng tồn kho chuẩn trên Nhanh.vn, bạn đã có thể đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang sàn.
Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn.
Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn Tự động cập nhật tồn kho từ Nhanh lên sàn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.
Bước 1: Để đồng bộ tồn kho lên sàn, bạn truy cập module Kênh bán > chọn Thêm kênh bán > chọn gian hàng cần đồng bộ tồn kho.
Bước 3: Bật Tự động cập nhật tồn kho từ Nhanh lên sàn.
Bước 4: Nếu doanh nghiệp chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.
Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT
Ví dụ:
Sản phẩm có số Có thể bán là 100
Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%
Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm
Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định
Nếu doanh nghiệp có cấu hình đa kho: Tại mục Chế độ đa kho thì tồn sẽ đồng bộ theo đa kho đã cài đặt.
Bước 5: Truy cập module Sản phẩm > chọn Sàn TMĐT > Shopee.vn
Bấm nút Đồng bộ > chọn Đẩy tồn lên Shopee
Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.
Nhanh cập nhật thêm API chi phí quảng cáo từ sàn Shopee. Doanh nghiệp vui lòng vào Nhanh.vn để liên kết tài khoản Shopee theo hướng dẫn dưới đây để cập nhật chi phí này.
Bước 1: Bạn truy cập vào Kênh bán > Thêm kênh bán > Chọn sàn Shopee
Tại cột tiền quảng cáo bạn chọn bật tiền quảng cáo
Bước 2: Tại giao diện liên kết tài khoản, bạn nhập các thông tin yêu cầu hiển thị trên màn hình.
Quốc gia: Bạn chuyển quốc gia từ SG sang VN.
Tên đăng nhập: Bạn có thể nhập email/ số điện thoại/ tên đăng nhập shop
Nhập mật khẩu của shop.
Sau khi nhập xong thông tin, bạn bấm chọn Log in
Bước 3: Nhập OTP xác minh
Bước 4: Đồng ý ủy quyền cho Nhanh.vn lấy chi phí quảng cáo cho shop của bạn
Bạn chọn thời gian muốn ủy quyền cho Nhanh.vn tại mục Authorization Period rồi bấm chọn Confirm Authorization để hoàn tất việc liên kết shop
Khi đó, Nhanh.vn sẽ cập nhật giúp shop của bạn tiền quảng cáo trong 6 tháng gần nhất. Bạn có thể chọn xem chi tiết tiền quảng cáo hoặc xem báo cáo tài chính sàn Shopee.
Để xem chi phí quảng cáo Shopee, bạn chọn Kênh bán > Tài chính sàn TMĐT > Tiền quảng cáo
Bạn vào Kênh bán > Thêm kênh bán > Nhấn dấu 3 gạch phía cuối gian > Sửa cấu hình
Tại phần cấu hình này bạn có thể thay đổi lựa chọn về Đồng bộ đơn hàng, Đồng bộ sản phẩm, Đồng bộ tồn kho
Để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng, bấm vào nút > chọn Sửa cấu hình.
Tại trang Danh sách biên bản bàn giao, bạn lọc tìm biên bản bàn giao shopee cần báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng, bấm nút > chọn Báo Shopee sẵn sàng đi giao để báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng, bưu tá của hãng vận chuyển sẽ tới kho hàng của bạn lấy hàng đi giao.
Bạn bấm vào biểu tượng > chọn In phiếu gửi Shopee.
Bước 2: Bấm vào nút để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng > chọn Sửa cấu hình.
