Thêm đơn hàng
Đơn hàng online có thể được tạo bởi khách hàng (khách đặt hàng trên website, sàn TMĐT... đồng bộ về phần mềm) hoặc doanh nghiệp tự tạo trên phần mềm. Có 2 cách để thêm mới đơn hàng như sau:
Thêm đơn hàng thủ công
Để tạo đơn hàng, bạn truy cập vào module Đơn hàng -> chọn Đơn hàng -> bấm nút Thêm mới -> chọn Thêm mới, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bước 1. Điền đầy đủ thông tin vào các trường
Thông tin về khách hàng
Điền đầy đủ các trường thông tin: Điện thoại, tên khách, địa chỉ, thành phố, quận huyện, phường xã.
Bấm vào biểu tượng
để hiển thị đầy đủ/rút gọn thông tin cho nhóm này.
Thông tin về sản phẩm
Bắt buộc chọn cửa hàng xử lý đơn hàng trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho/cửa hàng.
Phần mềm hỗ trợ tìm sản phẩm theo tên, theo mã sản phẩm, theo IMEI hoặc chọn nhiều sản phẩm (gõ sản phẩm cha sẽ liệt kê toàn bộ các sản phẩm con và hiện ra tất cả các thuộc tính của sản phẩm).
Bạn có thể chọn giá bán cho sản phẩm trong trường hợp đơn hàng áp dụng giá bán sỉ. (Mặc định đơn hàng luôn lấy theo giá bán lẻ của sản phẩm).
Sau khi nhập sản phẩm vào đơn, có thể bấm vào biểu tượng
, xem tồn kho có thể bán tại các kho để có thể điều phối kho thích hợp.
Dịch vụ riêng của hãng vận chuyển Tự kết nối
Dịch vụ cung cấp thêm từ phía bên hãng vận chuyển đối với doanh nghiệp đang cài hãng vận chuyển Tự kết nối riêng từ các hãng đang cung cấp dịch vụ.
VIETTEL:
Loại thư từ: Giúp đơn vị vận chuyển phân biệt được loại hàng và sẽ cho vào luồng đi tuyến riêng với các đơn có bật nút với phân loại này
Phát tận tay: Hỗ trợ phát tận tay cho khách hàng nếu doanh nghiệp có nhu cầu với phí dịch vụ là 5.500 đồng/bưu gửi. Chi phí khấu trừ sau khi sử dụng dịch vụ sẽ được bên hãng vận chuyển cung cấp thông tin đối soát cho doanh nghiệp để kiểm tra
Nhớ cho lần sau: Sau khi tích chọn thì kể từ các đơn về sau sẽ tự bật các dịch vụ đã dùng trước đó
BEST EXPRESS:
Đơn đổi trả: Giúp đơn vị vận chuyển phân biệt được loại hàng và sẽ cho vào luồng đi tuyến riêng với các đơn có bật nút với phân loại này
Thông tin và bảng giá vận chuyển
Ngày giao hàng: Nhập ngày giao hàng đã thỏa thuận với khách hàng. Lưu ý nên nhập ngày giao ngoài khoảng thời gian giao hàng cam kết của hãng vận chuyển (ví dụ thời gian giao hàng của hãng dự tính là 2 ngày thì có thể đặt ngày giao hàng là ngày thứ 3 - tùy vào thời điểm khách có thể nhận được hàng).
Nếu doanh nghiệp dùng vận chuyển qua Nhanh.vn. Sau khi nhập thông tin khách hàng và sản phẩm, hệ thống sẽ căn cứ vào địa chỉ của khách và khối lượng sản phẩm, giá trị đơn hàng để tính ra phí vận chuyển của các hãng tương ứng. Bạn có thể lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp nhất với mục đích sử dụng của mình và khách hàng.
Nếu doanh nghiệp tự vận chuyển đơn hàng thì tích vào ô
và điền thông tin Phí ship báo khách và Phí trả hãng vận chuyển.
Đối với hai hãng Grab và Ahamove, hệ thống có hiện luôn mã voucher và ô điền mã voucher, Mã giới thiệu sẽ tự hiển thị khi thêm đơn.
Xem thêm thông tin về vận chuyển tại đây.
Bảo hiểm hàng hóa: Nếu bạn cài đặt mua bảo hiểm hàng hóa cho từng đơn thì tại phần vận chuyển có cài đặt chọn mua bảo hiểm hay không. Bảo hiểm hàng hóa hỗ trợ đền bù khi đơn hàng bị hư hỏng do quá trình vận chuyển.
Lưu ý: Các đơn hàng đã được cài tự động luôn mua bảo hiểm hàng hóa, nhưng nếu sửa sang đơn tự vận chuyển sau đó sửa lại đơn chọn và gửi sang hãng có thể không ghi nhận được phí mua bảo hiểm, dẫn đến mất cài đặt mua bảo hiểm đơn hàng.
Khai báo kiện hàng hỗ trợ hàng nặng
Khi thêm đơn hàng, bạn có thể điền thông tin cân nặng và kích thước cho cả đơn hàng. Tính năng này thường dùng khi bạn dùng bảng giá hàng nặng (≥ 10 hoặc ≥ 20kg tùy theo hãng vận chuyển).
Ví dụ: Khi bạn chuyển nhiều hàng giữa các kho, và dùng luôn giao hàng của hãng vận chuyển. Hoặc khi bạn bán các sản phẩm kích thước, khối lượng lớn.
Logic:
Bạn nên khai báo cân nặng và kích thước cho từng sản phẩm ở danh sách sản phẩm, khi có thông tin, hệ thống sẽ mặc định điền theo thông tin sản phẩm.
Nếu bạn khai báo cho cả đơn hàng, hệ thống sẽ ưu tiên hơn thông tin theo từng sản phẩm.
Trong các tình huống bạn muốn gộp kiện, VD 1 đơn có 3 sản phẩm nhưng đóng gói chung 1 kiện hàng, bạn có thể tích chọn mục Gộp kiện, để thông tin gửi sang hãng chỉ thành 1 kiện hàng.
Khi bạn điền cân nặng, kích thước cho cả đơn hàng, hệ thống cũng sẽ mặc định chuyển sang chế độ gộp kiện.
Để sử dụng tính năng: Bạn cần vào mục Cài đặt > Đơn hàng và vận chuyển hoặc truy cập tại đây, sửa kết nối hãng vận chuyển và chọn thêm bảng giá hàng nặng nếu hãng vận chuyển có hỗ trợ.
Thu phí khi khách từ chối nhận hàng
Nếu doanh nghiệp tích chọn phần này, khi khách từ chối nhận đơn sẽ cần trả phí. Phí này áp dụng truyền thông tin được ở cả cổng vận chuyển của Nhanh và Vận chuyển riêng của doanh nghiệp.
Để bật cài đặt này, bạn truy cập vào module Cài đặt > Đơn hàng và vận chuyển > mục Cài đặt vận chuyển > bật Thu phí khi khách từ chối nhận hàng hoặc truy cập trực tiếp tại đây. Hiện tại chỉ có SPX, GHN, Viettel, VN POST hỗ trợ cài đặt này. Doanh nghiệp có thể bật lựa chọn theo từng đơn hoặc áp dụng cho tất cả các đơn
Phí này nếu có thu:
Gửi qua nhanh: đơn sẽ chuyển về trạng thái Hoàn, Nhanh.vn đối soát trừ tiền PVC, còn phí này sẽ chuyển khoản riêng, không thể hiện ở mục Thanh toán cho shop. Không đánh dấu trên Nhanh để thống kê kiểm tra.
Gửi qua tự kết nối: đơn cũng về trạng thái Hoàn, doanh nghiệp tự làm đối soát, có trả thông tin trong file đối soát HVC trả về, phí này shop check được trên app của hãng vận chuyển.
Phí này hãng vận chuyển không cam kết thu được 100% các đơn có cài đặt, tùy thuộc vào sự hợp tác của người nhận.
Khai giá hàng hoá
Nếu doanh nghiệp tích chọn khai giá cho đơn hàng, khi đơn hàng xảy ra hư hỏng, mất mát, hãng vận chuyển sẽ đền bù theo giá trị đơn hàng, đơn hàng sẽ cần trả thêm phí khai giá cho đơn khi cài đặt khai giá.
Tham khảo thêm thông tin cài đặt tại đây.
Doanh nghiệp có thể tự điền giá trị khai giá hoặc bỏ trống. Nếu ô nhập khai giá bỏ trống, giá trị khai giá tự động lấy theo giá trị hàng hóa
Nếu phần khai giá hàng hoá và giá trị đơn hàng không giống nhau, hãng vận chuyển sẽ yêu cầu cung cấp căn cứ chứng minh. Nếu đơn hàng được đền bù, tuỳ từng trường hợp hãng vận chuyển sẽ xử lý khác nhau.
Cài đặt cho khách xem hàng
Tuỳ thuộc vào lựa chọn của doanh nghiệp trong cài đặt này, khi hãng vận chuyển giao hàng đến có thể cho khách xem và thử hàng, cho xem không thử, cho xem không thu ship hoặc không cho xem hàng.
Tham khảo thêm thông tin cài đặt tại đây.
Hàng dễ vỡ
Để bật cài đặt này, bạn truy cập vào module Cài đặt > Đơn hàng và vận chuyển > mục Cài đặt vận chuyển > bật Hàng dễ vỡ hoặc truy cập trực tiếp tại đây. Hiện tại có GHTK và VN POST hỗ trợ, VN POST thu thêm phí khi gửi đơn hàng. Doanh nghiệp có thể bật lựa chọn theo từng đơn hoặc áp dụng cho tất cả các đơn
Các thông tin về khối lượng đơn hàng
Cân nặng: bắt theo thông tin khách điền ở phần khối lượng sản phẩm. Nếu sản phẩm không có thông tin khối lượng, hệ thống sẽ để mặc định 500 gram.
Cân nặng kiện hàng và Kích thước: kích thước của toàn bộ đơn hàng, áp dụng với hàng nặng. Kích thước này sẽ được ưu tiên hơn kích thước sản phẩm.
Thông tin thanh toán
Bấm vào biểu tượng
để hiển thị đầy đủ/rút gọn thông tin thanh toán.Nhập thông tin thanh toán (trước/ đặt cọc) của đơn hàng, mức chiết khấu hoặc mã coupon, tiêu điểm nếu có.
Nếu đơn hàng có áp dụng giảm giá theo coupon hoặc tiêu điểm tích lũy khách hàng, bạn cần điền chính xác thông tin ngay tại bước tạo đơn (sau khi điền thông tin và ấn Lưu sẽ không sửa được 2 trường thông tin này).
Nút bỏ tự động:
Bỏ chiết khấu tự động: Kích nút này nếu đơn được hưởng chương trình chiết khấu cần bỏ hoặc sửa lại chiết khấu (nếu cần thiết).
Bỏ tích điểm tự động: Kích nút này nếu đơn này khách được hưởng chương trình tích điểm cần bỏ không tích điểm nữa.
Thông tin đơn hàng
Để thêm nguồn đơn hàng mới, người dùng bấm vào biểu tượng
.
Bước 2: Kiểm tra lại thông tin và hoàn thành
Bạn nên kiểm tra lại thông tin về phí vận chuyển, tiền thanh toán và tổng tiền thu khách, tiền trả shop để đảm bảo đơn hàng được tạo chính xác.
Mặc định trạng thái đơn hàng sau khi tạo là Mới. Nếu bạn muốn đơn hàng sau khi tạo ở trạng thái khác, vui lòng click để đổi trạng thái. Trạng thái sẽ được ghi nhớ và mặc định chọn sẵn cho lần thêm đơn hàng tiếp theo.
Bấm Lưu hoặc Lưu và in để in phiếu gửi đơn hàng ngay sau khi lưu đơn hàng (mẫu in khổ A4|A5).
Bạn kiểm tra đơn hàng vừa tạo tại Danh sách đơn hàng.
Import đơn hàng hàng loạt
Tính năng này cho phép bạn tạo nhiều đơn hàng lên hệ thống cùng 1 lúc. Hiện hệ thống hỗ trợ 2 hình thức import đó là nhập từ file excel hoặc nhập từ Google Sheet.
Import đơn hàng hàng loạt bằng excel
Để thêm đơn hàng, module Đơn hàng -> chọn Đơn hàng -> bấm nút Thêm mới -> chọn Nhập từ file -> Excel, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Giao diện làm việc của Import đơn hàng như sau:
Mỗi file import chỉ gắn với 1 hãng vận chuyển. Nếu bạn muốn tạo đơn phân phối cho nhiều hãng vận chuyển, vui lòng import thành nhiều file.
Bước 1: Tải về và nhập liệu vào file import
Bạn bấm vào tên file mẫu: Nhanh.vn_Import_Order.xlsm để tải về.
Nhập liệu các thông tin cần thiết vào file excel vừa tải.
Đối với đơn hàng nhiều sản phẩm, mỗi sản phẩm điền 1 dòng. Các dòng sản phẩm thứ 2 trở đi của đơn hàng đó, bạn bỏ trống các thông tin chung của đơn như thông tin khách hàng, ghi chú, tiền thanh toán ...
Trong file mẫu excel, tại ô Địa chỉ có mục Tìm tỉnh, huyện, xã, khi bạn dán/nhập địa chỉ vào và bấm nút này thì hệ thống sẽ tìm thông tin và trả về kết quả tỉnh, huyện, xã lần lượt sang ô D, E, F như ảnh dưới. Nếu trống, thiếu hoặc không tìm được thông tin sẽ đánh dấu màu vàng để bạn kiểm tra lại.
Bước 2: Import file excel
Sau khi nhập xong dư liệu, bạn chọn import lại file đó.
Chọn các thông tin phù hợp tại các trường.
Khi bạn chọn hãng vận chuyển rẻ nhất, thì hệ thống sẽ tự động tính phí cho đơn hàng của bạn với hãng vận chuyển có phí vận chuyển thấp nhất.
Khi bạn chọn hãng vận chuyển, dịch vụ vận chuyển thì đơn hàng sẽ được gắn cho hãng vận chuyển bạn chọn. Trong trường hợp không có bảng giá nào hỗ trợ, hệ thống sẽ báo lỗi và trả về số dòng lỗi trong file bạn tải lên.
Khi đơn hàng không được gắn hãng vận chuyển, thì người chịu phí mặc định là người gửi.
Khi bạn đã import vận đơn một lần, hoặc muốn thử tạo lại bạn vui lòng load lại trang (nhấn F5) để tiếp tục.
Import đơn hàng hàng loạt bằng Google Sheet
Bước 1: Mở file mẫu và tạo bản sao
Mở file mẫu: Sau đó chọn Tệp > Tạo bản sao và chia sẻ file này cho các nhân viên của bạn có quyền Sửa.
Nhập liệu các thông tin cần thiết vào trang tính vừa tạo bản sao.
Bước 2: Import link Google Sheet
Sau khi nhập liệu xong ở Google Sheet, bạn điền các trường dữ liệu vào pop-up sau đó ấn nút Lưu để import đơn hàng hàng loạt.
Chọn địa chỉ 2 cấp khi tạo đơn hàng
Nhanh.vn hiện đã hỗ trợ địa chỉ 2 cấp (Tỉnh/Thành phố – Phường/Xã) khi thêm mới đơn hàng. Tính năng này chỉ có ở giao diện mới. Và hệ thống vẫn hỗ trợ song song cả địa chỉ 2 cấp và địa chỉ 3 cấp.
Tại giao diện tạo đơn hàng -> bạn bật Địa chỉ 2 cấp
Lưu ý:
Các hãng vận chuyển đã hỗ trợ địa chỉ 2 cấp: GHN, Viettel, JT Express, Best Express, Grab, Ahamove, Lazada Express, GHTK.
Các hãng vận chuyển chưa hỗ trợ địa chỉ 2 cấp: Shopee Express, Viêt Nam Post, EMS, SuperShip.
Lưu ý:
Nếu bạn import đơn hàng bằng Google Sheets, hệ thống đã hỗ trợ địa chỉ 2 cấp.
Nếu bạn import bằng file Excel, tính năng này đang được cập nhật và sẽ hỗ trợ từ ngày 12/11/2025.
Tạo đơn hàng nháp
Trong trường hợp khách hàng mới để lại thông tin địa chỉ và chưa chốt được sản phẩm, bạn có thể sử dụng tính năng Đơn hàng nháp.
Đơn nháp là đơn chỉ yêu cầu điền số điện thoại khách hàng, không yêu cầu điền đầy đủ các thông tin khác.
Tính năng này phù hợp cho bộ phận CSKH đang chat/ gọi điện với khách, chưa xin được đầy đủ thông tin, chưa chốt được sản phẩm.
Tại giao diện thêm đơn hàng, bên phải ô nhập Số điện thoại khách hàng, sẽ có thêm 1 icon Lưu đơn nháp, bấm vào icon này sẽ lưu đơn hàng dưới dạng đơn nháp.
Chú ý:
Khi lưu đơn nháp, trạng thái mặc định của đơn sẽ là: Chờ xác nhận.
Bạn vẫn có thể điền đầy đủ thông tin cho đơn nháp.
Đơn nháp vẫn có thể sửa hoặc xác nhận lại thông tin như 1 đơn hàng bình thường.
Sau khi thêm đơn hàng thành công, bạn chuyển sang bước Xác nhận đơn hàng.
Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn thêm mới đơn hàng online trực tiếp trên phần mềm tại đây:
Lỗi thường gặp
Lỗi: Ô kho hàng không hiển thị tên kho bạn cần chọn.
Nguyên nhân: Do kho hàng đã hết hạn sử dụng, hoặc do kho hàng chưa chọn hỗ trợ loại Chuyển hàng. Bạn có thể vào phần Cài đặt hạn sử dụng để kiểm tra lại hạn sử dụng hoặc sửa lại thông tin kho hàng và chọn thêm loại Chuyển hàng cho kho hàng này.
Câu hỏi thường gặp
1. Có cách nào lên đơn hàng nhưng không bị trừ số tồn, không bị trừ số có thể bán của sản phẩm không?
Vào đơn hàng -> thêm mới -> chọn loại đơn là đơn đặt trước.
2. Những đơn gửi sang hãng vận chuyển bằng hình thức kết nối riêng với shop không tự động đổi trạng thái thì làm thế nào?
Do API kết nối từ hãng vận chuyển về nhanh.vn bị chậm nên đơn hàng chưa trả về trạng thái. Đối với những đơn như vậy, anh (chị) tích chọn đơn hàng hàng => thao tác => đổi trạng thái đơn hàng.
3. Có trường hợp nào do không đổi trạng thái nên không trừ tồn kho trên phần mềm không ?
Đối với đơn hàng thì đơn hàng ở trạng thái Thành công thì tổng tồn của sản phẩm mới bị trừ.
4. Đơn hàng có gắn được nhân viên kĩ thuật không?
Chỉ có hoá đơn bán lẻ mới gắn được nhân viên kĩ thuật, còn đơn hàng chỉ note vào ghi chú (sau chỉ check được lại trong danh sách đơn hàng và phiếu xuất nhập kho).
5. Khi cập nhật các đơn hàng cũ lên nhanh thì có ảnh hưởng đến tồn kho hiện tại không?
Import đơn hàng sẽ ảnh hướng đến số có thể bán của sản phẩm.
Import trạng thái đơn hàng sẽ ảnh hướng đến số có thể bán, tồn kho của sản phẩm.
6. Có cách nào lọc những đơn đã thành công rồi mà hãng vận chuyển chưa chuyển tiền?
Đơn hàng => Tab thanh toán => Tab chưa chuyển tiền.
7. Tại sao khi lên đơn hàng khối lượng lại mặc định lại là 500gr ?
Khi thêm mới sản phẩm nếu bạn không điền khối lượng thì phần mềm sẽ mặc định khối lương là 500gr.
8. Lấy theo tổng phí là gì ?
Khi tích ô lấy theo tổng phí (tổng phí vận chuyển), thì sẽ chỉ thu phí vận chuyển, không thêm được phí ship báo khách.
9. Tại sao sau khi lên đơn lại không nhảy những hãng vận chuyển mà shop mong muốn?
Khi lên đơn, tùy vào địa chỉ khách hàng, khối lượng sản phẩm, tuyến đường, hệ thống sẽ tự động hiển thị các hãng vận chuyển có liên kết với Nhanh.vn và có thể nhận giao hàng.
Ngoài ra, shop có thể sử dụng tính năng kết nối vận chuyển riêng trên Nhanh.vn để hưởng các ưu đãi riêng từ hãng vận chuyển.
Last updated