Thêm đơn hàng
Last updated
Last updated
Đơn hàng online có thể được tạo bởi khách hàng (khách đặt hàng trên website, sàn TMĐT... đồng bộ về phần mềm) hoặc doanh nghiệp tự tạo trên phần mềm. Có 2 cách để thêm mới đơn hàng như sau:
Thông tin về khách hàng
Điền đầy đủ các trường thông tin: Điện thoại, tên khách, địa chỉ, thành phố, quận huyện, phường xã.
Thông tin về sản phẩm
Bắt buộc chọn cửa hàng xử lý đơn hàng trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho/cửa hàng.
Phần mềm hỗ trợ tìm sản phẩm theo IMEI, bán theo ri (gõ sản phẩm cha sẽ liệt kê toàn bộ các sản phẩm con và hiện ra tất cả các thuộc tính của sản phẩm).
Bạn có thể chọn giá bán cho sản phẩm trong trường hợp đơn hàng áp dụng giá bán sỉ. (Mặc định đơn hàng luôn lấy theo giá bán lẻ của sản phẩm).
Thông tin và bảng giá vận chuyển
Ngày giao hàng: Nhập ngày giao hàng đã thỏa thuận với khách hàng. Lưu ý nên nhập ngày giao ngoài khoảng thời gian giao hàng cam kết của hãng vận chuyển (ví dụ thời gian giao hàng của hãng dự tính là 2 ngày thì có thể đặt ngày giao hàng là ngày thứ 3 - tùy vào thời điểm khách có thể nhận được hàng).
Nếu doanh nghiệp dùng vận chuyển qua Nhanh.vn. Sau khi nhập thông tin khách hàng và sản phẩm, hệ thống sẽ căn cứ vào địa chỉ của khách và khối lượng sản phẩm, giá trị đơn hàng để tính ra phí vận chuyển của các hãng tương ứng. Bạn có thể lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp nhất với mục đích sử dụng của mình và khách hàng.
Đối với hai hãng Grab và Ahamove, hệ thống có hiện luôn mã voucher và ô điền mã voucher, Mã giới thiệu sẽ tự hiển thị khi thêm đơn.
Bảo hiểm hàng hóa: Nếu bạn cài đặt mua bảo hiểm hàng hóa cho từng đơn thì tại phần vận chuyển có cài đặt chọn mua bảo hiểm hay không. Bảo hiểm hàng hóa hỗ trợ đền bù khi đơn hàng bị hư hỏng do quá trình vận chuyển.
Lưu ý: Các đơn hàng đã được cài tự động luôn mua bảo hiểm hàng hóa, nhưng nếu sửa sang đơn tự vận chuyển sau đó sửa lại đơn chọn và gửi sang hãng có thể không ghi nhận được phí mua bảo hiểm, dẫn đến mất cài đặt mua bảo hiểm đơn hàng.
Khai báo kiện hàng hỗ trợ hàng nặng
Khi thêm đơn hàng, bạn có thể điền thông tin cân nặng và kích thước cho cả đơn hàng. Tính năng này thường dùng khi bạn dùng bảng giá hàng nặng (≥ 10 hoặc ≥ 20kg tùy theo hãng vận chuyển).
Ví dụ: Khi bạn chuyển nhiều hàng giữa các kho, và dùng luôn giao hàng của hãng vận chuyển. Hoặc khi bạn bán các sản phẩm kích thước, khối lượng lớn.
Logic:
Bạn nên khai báo cân nặng và kích thước cho từng sản phẩm ở danh sách sản phẩm, khi có thông tin, hệ thống sẽ mặc định điền theo thông tin sản phẩm.
Nếu bạn khai báo cho cả đơn hàng, hệ thống sẽ ưu tiên hơn thông tin theo từng sản phẩm.
Trong các tình huống bạn muốn gộp kiện, VD 1 đơn có 3 sản phẩm nhưng đóng gói chung 1 kiện hàng, bạn có thể tích chọn mục Gộp kiện, để thông tin gửi sang hãng chỉ thành 1 kiện hàng.
Khi bạn điền cân nặng, kích thước cho cả đơn hàng, hệ thống cũng sẽ mặc định chuyển sang chế độ gộp kiện.
Thông tin thanh toán
Nhập thông tin thanh toán (trước/ đặt cọc) của đơn hàng, mức chiết khấu hoặc mã coupon, tiêu điểm nếu có.
Nếu đơn hàng có áp dụng giảm giá theo coupon hoặc tiêu điểm tích lũy khách hàng, bạn cần điền chính xác thông tin ngay tại bước tạo đơn (sau khi điền thông tin và ấn Lưu sẽ không sửa được 2 trường thông tin này).
Nút bỏ tự động:
Bỏ chiết khấu tự động: Kích nút này nếu đơn được hưởng chương trình chiết khấu cần bỏ hoặc sửa lại chiết khấu (nếu cần thiết).
Bỏ tích điểm tự động: Kích nút này nếu đơn này khách được hưởng chương trình tích điểm cần bỏ không tích điểm nữa.
Thông tin đơn hàng
Bạn nên kiểm tra lại thông tin về phí vận chuyển, tiền thanh toán và tổng tiền thu khách, tiền trả shop để đảm bảo đơn hàng được tạo chính xác.
Mặc định trạng thái đơn hàng sau khi tạo là Mới. Nếu bạn muốn đơn hàng sau khi tạo ở trạng thái khác, vui lòng click để đổi trạng thái. Trạng thái sẽ được ghi nhớ và mặc định chọn sẵn cho lần thêm đơn hàng tiếp theo.
Bấm Lưu hoặc Lưu và in để in phiếu gửi đơn hàng ngay sau khi lưu đơn hàng (mẫu in khổ A4|A5).
Tính năng này cho phép bạn tạo nhiều đơn hàng lên hệ thống cùng 1 lúc. Hiện hệ thống hỗ trợ 2 hình thức import đó là nhập từ file excel hoặc nhập từ Google Sheet.
Giao diện làm việc của Import đơn hàng như sau:
Mỗi file import chỉ gắn với 1 hãng vận chuyển. Nếu bạn muốn tạo đơn phân phối cho nhiều hãng vận chuyển, vui lòng import thành nhiều file.
Bước 1: Tải về và nhập liệu vào file import
Bạn bấm vào tên file mẫu: Nhanh.vn_Import_Order.xlsm để tải về.
Nhập liệu các thông tin cần thiết vào file excel vừa tải.
Đối với đơn hàng nhiều sản phẩm, mỗi sản phẩm điền 1 dòng. Các dòng sản phẩm thứ 2 trở đi của đơn hàng đó, bạn bỏ trống các thông tin chung của đơn như thông tin khách hàng, ghi chú, tiền thanh toán ...
Trong file mẫu excel, tại ô Địa chỉ có mục Tìm tỉnh, huyện, xã, khi bạn dán/nhập địa chỉ vào và bấm nút này thì hệ thống sẽ tìm thông tin và trả về kết quả tỉnh, huyện, xã lần lượt sang ô D, E, F như ảnh dưới. Nếu trống, thiếu hoặc không tìm được thông tin sẽ đánh dấu màu vàng để bạn kiểm tra lại.
Bước 2: Import file excel
Sau khi nhập xong dư liệu, bạn chọn import lại file đó.
Chọn các thông tin phù hợp tại các trường.
Khi bạn chọn hãng vận chuyển rẻ nhất, thì hệ thống sẽ tự động tính phí cho đơn hàng của bạn với hãng vận chuyển có phí vận chuyển thấp nhất.
Khi bạn chọn hãng vận chuyển, dịch vụ vận chuyển thì đơn hàng sẽ được gắn cho hãng vận chuyển bạn chọn. Trong trường hợp không có bảng giá nào hỗ trợ, hệ thống sẽ báo lỗi và trả về số dòng lỗi trong file bạn tải lên.
Khi đơn hàng không được gắn hãng vận chuyển, thì người chịu phí mặc định là người gửi.
Khi bạn đã import vận đơn một lần, hoặc muốn thử tạo lại bạn vui lòng load lại trang (nhấn F5) để tiếp tục.
Bước 1: Mở file mẫu và tạo bản sao
Mở file mẫu: Sau đó chọn Tệp > Tạo bản sao và chia sẻ file này cho các nhân viên của bạn có quyền Sửa.
Nhập liệu các thông tin cần thiết vào trang tính vừa tạo bản sao.
Bước 2: Import link Google Sheet
Sau khi nhập liệu xong ở Google Sheet, bạn điền các trường dữ liệu vào pop-up sau đó ấn nút Lưu để import đơn hàng hàng loạt.
Trong trường hợp khách hàng mới để lại thông tin địa chỉ và chưa chốt được sản phẩm, bạn có thể sử dụng tính năng Đơn hàng nháp.
Đơn nháp là đơn chỉ yêu cầu điền số điện thoại khách hàng, không yêu cầu điền đầy đủ các thông tin khác.
Tính năng này phù hợp cho bộ phận CSKH đang chat/ gọi điện với khách, chưa xin được đầy đủ thông tin, chưa chốt được sản phẩm.
Tại giao diện thêm đơn hàng, bên phải ô nhập Số điện thoại khách hàng, sẽ có thêm 1 icon Lưu đơn nháp, bấm vào icon này sẽ lưu đơn hàng dưới dạng đơn nháp.
Chú ý:
Khi lưu đơn nháp, trạng thái mặc định của đơn sẽ là: Chờ xác nhận.
Bạn vẫn có thể điền đầy đủ thông tin cho đơn nháp.
Đơn nháp vẫn có thể sửa hoặc xác nhận lại thông tin như 1 đơn hàng bình thường.
Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn thêm mới đơn hàng online trực tiếp trên phần mềm tại đây:
Lỗi: Ô kho hàng không hiển thị tên kho bạn cần chọn.
Vào đơn hàng -> thêm mới -> chọn loại đơn là đơn đặt trước.
Do API kết nối từ hãng vận chuyển về nhanh.vn bị chậm nên đơn hàng chưa trả về trạng thái. Đối với những đơn như vậy, anh (chị) tích chọn đơn hàng hàng => thao tác => đổi trạng thái đơn hàng.
Đối với đơn hàng thì đơn hàng ở trạng thái Thành công thì tổng tồn của sản phẩm mới bị trừ.
Chỉ có hoá đơn bán lẻ mới gắn được nhân viên kĩ thuật, còn đơn hàng chỉ note vào ghi chú (sau chỉ check được lại trong danh sách đơn hàng và phiếu xuất nhập kho).
Import đơn hàng sẽ ảnh hướng đến số có thể bán của sản phẩm.
Import trạng thái đơn hàng sẽ ảnh hướng đến số có thể bán, tồn kho của sản phẩm.
Đơn hàng => Tab thanh toán => Tab chưa chuyển tiền.
Khi thêm mới sản phẩm nếu bạn không điền khối lượng thì phần mềm sẽ mặc định khối lương là 500gr.
Khi tích ô lấy theo tổng phí (tổng phí vận chuyển), thì sẽ chỉ thu phí vận chuyển, không thêm được phí ship báo khách.
Khi lên đơn, tùy vào địa chỉ khách hàng, khối lượng sản phẩm, tuyến đường, hệ thống sẽ tự động hiển thị các hãng vận chuyển có liên kết với Nhanh.vn và có thể nhận giao hàng.
Ngoài ra, shop có thể sử dụng tính năng kết nối vận chuyển riêng trên Nhanh.vn để hưởng các ưu đãi riêng từ hãng vận chuyển.
Để tạo đơn hàng, bạn truy cập vào module Đơn hàng -> chọn Đơn hàng -> bấm nút Thêm mới -> chọn Thêm mới, hoặc truy cập trực tiếp .
Bấm vào biểu tượng để hiển thị đầy đủ/rút gọn thông tin cho nhóm này.
Sau khi nhập sản phẩm vào đơn, có thể bấm vào biểu tượng , xem tồn kho có thể bán tại các kho để có thể điều phối kho thích hợp.
Nếu doanh nghiệp tự vận chuyển đơn hàng thì tích vào ô và điền thông tin Phí ship báo khách và Phí trả hãng vận chuyển.
Xem thêm thông tin về vận chuyển .
Để sử dụng tính năng: Bạn cần vào mục Cài đặt > Đơn hàng và vận chuyển hoặc truy cập , sửa kết nối hãng vận chuyển và chọn thêm bảng giá hàng nặng nếu hãng vận chuyển có hỗ trợ.
Bấm vào biểu tượng để hiển thị đầy đủ/rút gọn thông tin thanh toán.
Để thêm nguồn đơn hàng mới, người dùng bấm vào biểu tượng .
Bạn kiểm tra đơn hàng vừa tạo tại .
Để thêm đơn hàng, module Đơn hàng -> chọn Đơn hàng -> bấm nút Thêm mới -> chọn Nhập từ file -> Excel, hoặc truy cập trực tiếp .
Sau khi thêm đơn hàng thành công, bạn chuyển sang bước .
Nguyên nhân: Do kho hàng đã hết hạn sử dụng, hoặc do kho hàng chưa chọn hỗ trợ loại Chuyển hàng. Bạn có thể vào phần để kiểm tra lại hạn sử dụng hoặc sửa lại thông tin kho hàng và chọn thêm loại Chuyển hàng cho kho hàng này.
