Các bước đồng bộ cơ bản

Kết nối Lazada giúp bạn quản lý Tồn kho, Đơn hàng, thanh toán đối soát đơn hàng trên Lazada dễ dàng hơn.

• Đồng bộ sản phẩm từ Lazada - Nhanh: Lấy sản phẩm từ Lazada về Nhanh, tạo sản phẩm từ Nhanh sang Lazada, ghép nối sản phẩm giữa 2 bên.

• Đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang Lazada.

• Đồng bộ đơn hàng từ Lazada về Nhanh để xử lý tập trung tại 1 nơi: Báo Lazada đã chuẩn bị xong hàng, in phiếu gửi, gộp nhiều đơn hàng chung vào 1 biên bản bàn giao và tạo Bảng tổng hợp sản phẩm cần lấy theo biên bản.

Kết nối gian vào Nhanh

Các bước cài đặt đồng bộ Nhanh.vn và Lazada như sau:

Bước 1: Thêm mới kết nối

Bạn truy cập module Kênh bán - chọn Thêm kênh bán. Khi tab mới hiện lên bạn bấm Thêm kết nối - chọn Lazada hoặc tại tab Lazada.vn - bấm Thêm kết nối.

• Hệ thống sẽ chuyển đến trang đăng nhập tài khoản Lazada để xác thực tài khoản. Bạn chọn quốc gia Việt Nam (VN), gõ tên đăng nhập và mật khẩu gian hàng Lazada, bấm Submit.

Bước 2: Cài đặt cấu hình đồng bộ

Hệ thống sẽ mở ra 1 popup cài đặt tích hợp Lazada:

• Bạn điền và tích chọn các thông tin theo đúng chuẩn sau:

  • Tên gian hàng: Tên gian hàng TMĐT để phân biệt với các gian hàng khác, có thể giống hoặc khác tên thật của gian hàng trên sàn TMĐT.

  • Ngày bắt đầu tạo xuất nhập kho: Nhập ngày cho phép hệ thống bắt đầu tạo phiếu xuất nhập kho sản phẩm khi có đơn từ sàn. Những đơn thành công trước thời điểm này sẽ không sinh ra phiếu xuất nhập kho.

  • Đồng bộ sản phẩm khi tải đơn: Tại bước đăng nhập kết nối ban đầu, luôn chọn Đợi ghép sản phẩm giữa 2 bên.

  • Tự động cập nhật tồn kho từ Nhanh lên sàn: Tắt cập nhật tồn kho. Việc đồng bộ sản phẩm và cập nhật tồn kho sẽ được xử lý sau, không làm tại bước này.

Sau khi lưu, hệ thống sẽ hiện thông tin Account đồng bộ Lazada

Bước 3: Cài đặt cấu hình đa kho

Để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng, bấm vào nút > chọn Sửa cấu hình.

• Nếu trên Lazada chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

• Nếu trên Lazada có nhiều kho: Tại mục Chế độ đa kho, chọn kho trừ tồn khi đơn Lazada về Nhanh, chọn kho đẩy ngược tồn từ Nhanh lên Lazada (có thể chọn nhiều kho) đồng thời chọn kho để cài đặt đơn hàng tải về gắn vào kho nào

Đồng bộ sản phẩm

• Để đồng bộ sản phẩm bạn bấm nút Đồng bộ - chọn Tải sản phẩm từ Lazada

Bước 1: Tải sản phẩm từ sàn, chờ ghép nối với sản phẩm trên Nhanh.vn

• Gian hàng: Chọn gian cần đồng bộ sản phẩm về Nhanh.

• Trạng thái sản phẩm: Mặc định Nhanh lấy về những sản phẩm đang hoạt động, nếu muốn lấy sản phẩm ở trạng thái khác bạn chọn trạng thái cho sản phẩm.

• Tải theo SKU trên Lazada: Điền SKU nếu bạn muốn tải theo sản phẩm cụ thể, nếu muốn tải tất cả sản phẩm vui lòng để trống mục này.

Sản phẩm sau khi được tải về sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm chưa ghép.

Bước 2: Ghép nối với sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn

Có 2 cách để ghép nối sản phẩm trên Nhanh và sản phẩm trên sàn. Tại tab Sản phẩm chưa ghép, bạn thao tác như sau:

• Cách 1: Ghép nối thủ công

  • Chọn Seller muốn ghép sản phẩm.

  • Tại cột Sản phẩm (Nhanh): Tìm đến sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn tương ứng với sản phẩm ở cột Sản phẩm(Lazada).

  • Cột Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.

  • Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.

  • Bấm Lưu sau đi ghép xong 1 cặp

Sau khi ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.

• Cách 2: Ghép nối bằng file excel

  • Bạn bấm vào Thao tác - chọn Ghép sản phẩm từ file excel.

    
  • Tải file mẫu về và điền dữ liệu:

    • MÃ SKU / Tên / ID Sản phẩm sàn: Bạn có thể xuất file excel danh sách tại tab Sản phẩm chưa được ghép để lấy nhanh dữ liệu mã SKU/Tên/ID sản phẩm sàn và điền vào file import.

    • Sản phẩm Nhanh Vn: Điền mã/mã vạch/tên sản phẩm trên Nhanh.

    • Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn. Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây

  • Tại màn hình import trên phần mềm, bạn chọn gian hàng cần ghép nối và import file lên phần mềm. Sau khi ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.

    

Đồng bộ đơn hàng

Đồng bộ đơn hàng từ Lazada về Nhanh để xử lý tập trung tại 1 nơi: Báo Lazada đã chuẩn bị xong hàng, in phiếu gửi, gộp nhiều đơn hàng chung vào 1 biên bản bàn giao và tạo bảng tổng hợp sản phẩm cần lấy theo biên bản.

Tải đơn hàng từ Lazada về Nhanh

• Trên trang quản trị Nhanh.vn, bạn chọn module Kênh bán > Lazada > Đơn hàng bấm vào nút Tải đơn, hệ thống sẽ hiện lên 1 bảng popup cho phép doanh nghiệp tải đơn hàng mới từ Lazada về và cập nhật trạng thái tất cả những đơn hàng đã được tải về.

Có 3 lựa chọn khi tải đơn hàng từ Lazada

• Tải đơn hàng mới từ Lazada để tự động lấy toàn bộ đơn hàng từ Lazada về (bao gồm tất cả các trạng thái, thời gian đồng bộ tuỳ thuộc vào số lượng đơn hàng trên Lazada).

• Tự chọn điều kiện, bạn có thể tùy chọn khoảng thời gian và trạng thái đơn hàng muốn lấy về. Hoặc lựa chọn tải 1 đơn cụ thể theo mã đơn hàng sàn.

• Tải đơn hàng trên sàn về sau đó upload trên hệ thống.

Đóng gói đơn hàng Lazada

• Hiện với những đơn Lazada có thêm tính năng đóng gói đơn hàng, dùng để lấy mã vận đơn về in trước (tương tự như bước Đóng gói & In trên Lazada), sau đó mới bấm sẵn sàng đi giao

Báo cho Lazada biết đã chuẩn bị xong hàng

Có 3 cách để Báo cho Lazada biết đã chuẩn bị xong hàng:

Cách 1: Sử dụng biên bản bàn giao

• Tại giao diện Thêm biên bản bàn giao vận đơn: Dùng trong tình huống bạn có nhiều đơn hàng, giúp gom thông tin của nhiều đơn trong 1 lần bàn giao hàng (tham khảo biên bản bàn giao tại đây

• Sau khi thêm các đơn hàng vào trong biên bản xong, nhấn nút Báo Lazada đã chuẩn bị xong hàng để Nhanh.vn đồng bộ trạng thái sang Lazada, nhân viên Lazada sẽ tới kho hàng của bạn lấy hàng đi giao.

Chú ý: Nếu Nhà bán hàng đăng ký hình thức DropShip(DS) thì Lazada mới đến lấy hàng, còn nếu DropOff(DO) thì phải tự mang ra điểm nhận hang của Lazada.

Cách 2: Trang danh sách đơn hàng Lazada

Tại giao diện Danh sách đơn hàng Lazada hoặc truy cập tại đây, người dùng tích chọn các đơn hàng muốn báo, sau đó nhấn nút Thao tác, chọn Báo Lazada đã chuẩn bị xong hàng.

Chú ý: Nếu Nhà bán hàng đăng ký hình thức DropShip(DS) thì Lazada mới đến lấy hàng, còn nếu DropOff(DO) thì phải tự mang ra điểm nhận hàng của Lazada.

Cách 3: Trang chi tiết đơn hàng Lazada

Tại trang chi tiết đơn hàng, người dùng nhấn nút Thao tác, chọn Báo Lazada đã chuẩn bị xong hàng.

Chú ý: Nếu nhà bán hàng đăng ký hình thức DropShip(DS) thì Lazada mới đến lấy hàng, còn nếu DropOff(DO) thì phải tự mang ra điểm nhận hàng của Lazada

• Sau khi nhấn Báo Lazada đã chuẩn bị xong hàng hệ thống sẽ tự động đối trạng thái các đơn đã báo sang Đã xác nhận.

In phiếu gửi và đóng gói hàng

Sau khi lấy đơn hàng về, các đơn sẽ nằm trong Đơn hàng Lazada

• Tích chọn đơn hàng cần in phiếu gửi/nhấn nút Thao tác, chọn In phiếu gửi để in theo mẫu của Lazada.

Để quản lý tốt hơn, hãy cho những đơn giao cho Lazada vào Biên bản bàn giao - Chọn "Thêm mới", tại mục Biên bản sàn chọn loại Lazada để chỉ chọn đơn hàng của Lazada.

Phần ID đơn đặt hàng sẽ lấy theo mã của Lazada lúc in ra

Theo dõi cập nhật đơn hàng

Đơn hàng Lazada đồng bộ về Nhanh sẽ được tự động cập nhật trạng thái đơn theo thông tin đơn hàng trên sàn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như các dịp Flash sale lớn của sàn có thể ảnh hưởng tới server kết nối giữa Nhanh và sàn dẫn đến đơn hàng bị cập nhật muộn. Lúc này bạn có thể thao tác tải đơn hàng trong khoảng thời gian phù hợp để cập nhật trạng thái đơn hàng nhanh chóng và chính xác nhất.

• Hàng ngày khi bạn nhấn Tải đơn hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật trạng thái cho những đơn hàng đã tải về trước đó.

• Với đơn chuyển hoàn: Sau khi doanh nghiệp nhận được hàng chuyển hoàn, cần vào Danh sách đơn hàng Lazada và đổi trạng thái đơn hàng đó sang trạng thái Đã hoàn hoặc thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao Nhận HVC hoàn về để ghi nhận hàng đã về shop.

Xử lý hàng hoàn Lazada

Khi nhận được hàng hoàn từ Lazada: tìm thông tin đơn hàng để đổi trạng thái sang Đã hoàn, hoặc dùng biên bản bàn giao nhận hàng hoàn về

Bước 1. Cập nhật trạng thái đơn hàng từ Lazada

Tại Danh sách đơn hàng Lazada , click Tải đơn hàng để lấy trạng thái mới nhất của đơn hàng về Nhanh.

Bước 2. Đổi trạng thái đơn hàng Đang hoàn sang Đã hoàn

Có 2 cách đổi trạng thái đơn hàng.

Cách 1: Đổi trên trang Danh sách đơn hàng Lazada

• Tại Danh sách đơn hàng Lazada , lọc các đơn hàng có trạng thái Đang hoàn

• Tick chọn các đơn hàng muốn đổi trạng thái

• Click nút Thao tác > Đổi trạng thái. Cửa sổ popup hiện lên, chọn trạng thái Đã hoàn và chọn Lý do

• Click Đổi trạng thái để hoàn tất thao tác.

Cách 2: Đổi trạng thái bằng biên bản bàn giao

• Tạo biên bản bàn giao vận đơn có các đơn hàng Đang hoàn

• Tại Danh sách biên bản bàn giao vận đơn, tick chọn biên bản vừa tạo

• Click nút Thao tác > Đổi trạng thái. Cửa sổ popup hiện lên, chọn trạng thái Đã hoàn và chọn Lý do

• Click Đổi trạng thái để hoàn tất thao tác.

Sau khi xử lý đơn hàng hoàn, người dùng chuyển sang bước Đối soát đơn hàng

Chú ý: Các đơn hàng đã đổi sang trạng thái Khách hủy hoặc Đã hoàn, khi bạn lấy đơn hàng từ Lazada về, hệ thống sẽ không cập nhật theo trạng thái của Lazada nữa mà giữ nguyên các trạng thái Khách hủy hoặc Đã hoàn do bạn đã đổi trước đó.

Bảng trạng thái đơn Sàn - Nhanh

Đồng bộ tồn kho lên sàn

Sau khi đã có số lượng tồn kho chuẩn trên Nhanh.vn, bạn đã có thể đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang sàn.

• Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn.

  • Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.

  • Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.

Bước 1: Để đồng bộ tồn kho lên sàn, bạn truy cập module Kênh bán > Thêm kênh bán > chọn gian hàng cần đồng bộ tồn kho.

Bước 2: Để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng, bấm vào nút > chọn Sửa cấu hình.

Bước 3: Khi popup hiện lên bạn tích chọn Tự động cập nhật tồn kho từ Nhanh lên sàn Bước 4:

Nếu doanh nghiệp chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.

Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT

Ví dụ:

• Sản phẩm có số Có thể bán là 100

• Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%

• Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm

• Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định

Bước 5: Truy cập module Kênh bán > Lazada > Sản phẩm

Bấm nút Đồng bộ > chọn Đẩy tồn lên Lazada

Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.

Chỉnh sửa cài đặt

• Bạn vào Kênh bán > Thêm kênh bán > Nhấn dấu 3 gạch phía cuối gian > Sửa cấu hình

• Tại phần cấu hình này bạn có thể thay đổi lựa chọn về Đồng bộ đơn hàng, Đồng bộ sản phẩm, Đồng bộ tồn kho

Các phần tham khảo khác

• Đồng bộ sản phẩm Combo trên sàn

• Câu hỏi thường gặp chung khi đồng bộ sàn TMĐT

• Lưu ý khi sửa sản phẩm, đồng bộ tồn

• Các loại phí trên sàn Lazada

• In phiếu gửi hàng Lazada

• Câu hỏi thường gặp Lazada

• Đối soát sàn Lazada