Quy trình bảo hành

Bảo hành là cam kết của người bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ về việc sửa chữa hoặc thay thế miễn phí trong trường hợp hàng hoá hoặc dịch vụ bị hỏng hóc hoặc do lỗi kỹ thuật của nhà sản xuất theo quy định cụ thể về điều kiện bảo hành trong một khoản thời gian được xác định.

Các khái niệm

Khái niệm	Mô tả
Khách hàng, Điện thoại, Địa chỉ, Quận huyện thành phố	Là các thông tin của khách mang sản phẩm tới bảo hành. Nút Lấy thông tin khách hàng sẽ check theo IMEI và sẽ lấy khách hàng mua IMEI gần nhất
Lý do	Là các lỗi, lý do mà sản phẩm cần bảo hành/sửa chữa. Bạn có thể tự thêm lý do bảo hành
Ngày hẹn trả	Ngày hẹn với khách hàng sẽ trả sản phẩm, ngày trả máy cho khách có thể trả trước và sau nếu sản phẩm được sửa sớm cho khách
Nhân viên kĩ thuật/Người chỉ định sửa	Nhân viên phụ trách việc sửa chữa máy được bảo hành, bạn lựa chọn nhân viên chỉ định sửa sản phẩm ngay ngoài danh sách bảo hành
Phí sửa chữa báo khách hàng	Phí sửa chữa/bảo hành sản phẩm, có thể điền giá trị 0 và sửa đổi phí sửa chữa này ngay ngoài danh sách bảo hành (phí này không tính tiền linh kiện)
Chi phí sửa chữa	Chi phí bạn bỏ ra để sửa chữa sản phẩm
Hình thức trả khách	Hình thức khách hàng sẽ nhận lại sản phẩm được bảo hành
Loại Bảo hành/Sửa chữa	Tùy vào sản phẩm khách hàng mang đến cho bạn, khi tạo phiếu bạn sẽ chọn loại Bảo hành/Sửa chữa
Bảo hành	Máy do bạn bán ra, còn hạn bảo hành
Sửa chữa	Máy không do bạn bán ra/máy đã hết hạn bảo hành
Loại ký gửi bảo hành	Là các sản phẩm không mua ở cửa hàng, nhưng mang đến cửa hàng để bảo hành, sửa chữa. Chấp nhận các sản phẩm IMEI trạng thái đã bán, đã trả nhà cung cấp, IMEI không có trên hệ thống
Loại bảo hành IMEI nội bộ	Là các sản phẩm trong cửa hàng muốn gửi trung tâm bảo hành sửa chữa hoặc bảo hành. Bảo hành sản phẩm IMEI có trạng thái mới, thuộc kho bảo hành
Trung tâm bảo hành	Gửi các sản phẩm của khách hàng qua các trung tâm bảo hành chính hãng sản phẩm, tiếp nhận lại sản phẩm từ trung tâm bảo hành để trả lại cho khách
Comment	Nhân viên có thể ghi lại các chú thích trong quá trình bảo hành, để ghi nhớ lại nội dung hoặc tương tác giữa nhiều nhân viên cùng thao tác với sản phẩm đang bảo hành
Linh kiện đề xuất	Trong quá trình sửa chữa/bảo hành có thể phát sinh sử dụng các linh kiện, phụ tùng để thay thế nên phần linh kiện sẽ hỗ trợ bạn gắn các linh kiện thay thế vào phiếu bảo hành của sản phẩm
Mẫu in tiếp nhận bảo hành/Mẫu trả bảo hành	Bạn tự thiết kế được mẫu in tiếp nhận bảo hành/trả bảo hành riêng của bạn. Vào Cài đặt mẫu in ==> Thêm mới ==> tab Đơn hàng ==> chọn Phiếu tiếp nhận bảo hành/Phiếu trả bảo hành
Trả bảo hành	Trả các sản phẩm bảo hành cho khách hàng (bao gồm cả linh kiện, nếu trong phiếu bảo hành có thêm linh kiên)
Tiền mặt khách trả/Tiền chuyển khoản	Ghi nhận số tiền khách cần thanh toán khi nhận lại sản phẩm bảo hành/sửa chữa từ bạn. Với bạn sử dụng kế toán thì cần chọn thêm Tài khoản nhận tiền mặt, Tài khoản nhận tiền chuyển khoản để có thể hạch toán kế toán các khoản tiền thanh toán này của khách
Trạng thái sản phẩm	Trạng thái hiện tại được bảo hành của sản phẩm
Trạng thái phiếu bảo hành	Trạng thái phiếu bảo hành mà khách hàng mang đến. Ví dụ: Còn hạn bảo hành, Hết hạn bảo hành, Không có phiếu bảo hành

Lưu ý: Khi bảo hành các sản phẩm IMEI thì chỉ chấp nhận các IMEI có trạng thái đã bán, đã trả nhà cung cấp, loại sửa chữa chập nhận IMEI không tồn tại trên hệ thống. Với các sản phẩm thường vẫn được điền ô IMEI, IMEI này không cần tồn tại trên hệ thống và để điền mã sản phẩm mà bạn không bán nhưng vẫn sửa chữa và bảo hành.

Lập phiếu tiếp nhận bảo hành

• Kiểm tra sản phẩm xem bị lỗi gì? Tình trạng của sản phẩm?

• Kiểm tra còn hạn bảo hành hay không? Số lần đã bảo hành?

=> Lập phiếu bảo hành tại đây

Chọn cửa hàng bảo hành, ngày hẹn trả khách điền thông tin khách hàng, chọn loại sửa chữa/bảo hành, chọn lý do bảo hành (thêm mới các lý do bảo hành tại đây), điền hoặc không điền phí sửa chửa, ghi chú.

=> In phiếu tiếp nhận bảo hành đưa cho khách hàng.

Chuyển sản phẩm qua trung tâm bảo hành

Xem sản phẩm có thể bảo hành ở trung tâm bảo hành nào?

Trong Danh sách bảo hành tích chọn phiếu bảo hành sản phẩm => Chọn Thao tác > Chuyển sang trung tâm bảo hành > Chọn, điền thông tin vào.

Chỉ định người sửa

Tại trường người sửa tích icon Chỉ định người sửa, điền và chọn nhân viên sửa.

Báo phí/sửa lại phí bảo hành/sửa chữa. Nếu trong quá trình bảo hành/sửa chữa cần linh kiện, kích vào ID phiếu bảo hành => vào trang chi tiết phiếu bảo hành gắn linh kiện.

Nhận sản phẩm từ trung tâm bảo hành

Trong Danh sách bảo hành tích chọn phiếu bảo hành sản phẩm

• Vào nút Thao tác, chọn Nhận sản phẩm từ trung tâm bảo hành

• Chọn trạng thái đã nhập về: Đã sửa xong / Không sửa được, ngày nhận sản phẩm => Thực hiện trả khách

Thao tác trả khách

1. Ở cột Trả khách, bạn click đổi sang Đã trả khách

1. hoặc Bấm vào vào ID phiếu bảo hành vào trang chi tiết phiếu Bảo hành, sau đó bấm Thao tác > Trả bảo hành

Bạn điền tiền mặt/ tiền chuyển khoản mà khách thanh toán tiền bảo hành, có thể thêm ghi chú (ghi chú này cũng sẽ lưu được vào phần mô tả của các phiếu hạch toán kế toán) => Nhấn Lưu để tạo phiếu xuất bảo hành

Sau đó, in phiếu trả bảo hành.

Câu hỏi thường gặp

1. Có thể trả lại hàng bảo hành sửa chữa cho khách hàng trong trường hợp nào?

• Khi đã xử lý xong lỗi liên quan đến bảo hành mà khách gặp phải.

2. Tại sao trong Danh sách Imei thấy còn tồn Imei nhưng lại không còn số lượng tồn theo sản phẩm?

• Sản phẩm Imei thì mỗi 1 Imei tương ứng với 1 sản phẩm, Doanh nghiệp chú ý khi nhập kho thì vẫn phải điền Imei sản phẩm mới vào để hệ thống ghi nhận tồn