Công nợ

Giới thiệu

Công nợ doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ…

Có hai loại công nợ chính đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả, trên Nhanh.vn quản lý theo các loại công nợ sau:

• Công nợ khách hàng

• Công nợ nhà cung cấp

• Công nợ nhân viên bán hàng

• Công nợ sàn TMĐT

• Dịch vụ trả góp/trả góp theo ngày

Nhập công nợ đầu kỳ

Công nợ đầu kỳ là số dư của các tài khoản của các kỳ trước chuyển qua kỳ sau, để thêm công nợ đầu kỳ doanh nghiệp vào Kế toán > Công nợ > Nhập công nợ đầu kỳ hoặc truy cập tại đây.

Cách 1: Nhập công nợ trực tiếp

• Bước 1: Tại Thêm mới bạn điền đầy đủ các trường thông tin

  • Loại phiếu

    • Phải thu: Trường hợp khách hàng còn nợ tiền, doanh nghiệp nợ tiền nhà cung cấp, nhân viên nợ tiền doanh nghiệp.

    • Phải trả: Trường hợp doanh nghiệp nợ tiền khách hàng, nhà cung cấp nợ tiền doanh nghiệp, doanh nghiệp nợ tiền nhân viên

• Bước 2: Chọn Lưu

Cách 2: Import công nợ đầu kỳ

• Bước 1: Doanh nghiệp chọn Nhập

• Bước 2: Tải file mẫu và điền các thông tin trong file

• Bước 3: Chọn tệp và ấn Lưu

Công nợ sàn TMĐT

• Tính năng này tương tự như công nợ khách hàng nhưng chỉ để ghi nhận công nợ của các khách từ sàn TMĐT. Tất cả khách hàng của sàn nào sẽ được gộp chung lại thành công nợ của sàn đó

• Để thu nợ khách hàng, bạn thực hiện đối soát sàn TMĐT tại đây

Công nợ khách hàng

• Ghi nhận công nợ khách hàng theo các đơn hàng, hóa đơn bán lẻ, bán buôn,....khi gắn khách hàng theo tài khoản 131

• Để sử dụng tính năng này, bạn vào Kế toán > Công nợ > Khách hàng hoặc truy cập tại đây.

Bộ lọc công nợ khách hàng

• Công nợ khách hàng: Danh sách ghi nhận tất cả công nợ của khách hàng, đã thanh toán, chưa thanh toán,....

• Hạn thanh toán: Danh sách hóa đơn có hẹn ngày thanh toán, nếu khi hóa đơn không hẹn ngày thanh toán thì phần mềm để mặc định là 7 ngày

• Nợ quá hạn: Danh sách hóa đơn đã quá ngày hẹn thanh toán

• Hạn hôm nay: Danh sách hóa hẹn thanh toán vào ngày hiện tại xem danh sách

• Hạn 7 ngày tới: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trong 7 ngày, kể từ thời điểm xem danh sách

• Hạn trên 7 ngày: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trên 7 ngày, kể từ thời điểm tạo hóa đơn

Danh sách công nợ khách hàng

• Số dư đầu kỳ: Số dư cuối kỳ của kỳ trước

• Phát sinh trong kỳ:

  • Khi khách hàng mua hàng, phát sinh công nợ tăng sẽ ghi nhận vào cột Nợ

  • Khi khách hàng thanh toán tiền cho DN, làm cho công nợ giảm sẽ ghi nhận vào cột Có

• Số dư cuối kỳ

  • Nợ [Phải thu]: Số tiền doanh nghiệp cần phải thu khách hàng, Phải thu = Nợ trong kì - Có trong kì

  • Có [Phải trả]: Số tiền doanh nghiệp cần phải trả khách hàng, Phải trả = Có trong kì - Nợ trong kì

Xử lý công nợ khách hàng

Thêm công nợ khách hàng

Cách 1: Tạo phiếu bán lẻ, bán sỉ, khi khách không thanh toán hết hoặc đơn hàng hệ thống sẽ tự động ghi nợ

Cách 2: Sử dụng module Kế toán nhập trực tiếp

• Bạn vào Kế toán > Công nợ > Nhập công nợ đầu kỳ hoặc truy cập tại đây
• Sử dụng cho trường hợp các khoản vay ngoài, hoặc các khoản vay có trước khi sử dụng phần mềm Nhanh.vn

Thu công nợ khách hàng

Cách 1: Nếu muốn thu tất cả công nợ của khách hàng

• Vào module Kế Toán > Công nợ > Khách hàng hoặc truy cập tại đây
• Tìm đến khách hàng cần thanh toán. Chọn hành động Thêm phiếu thu chi/Lập phiếu báo có

  • Thêm phiếu thu chi: Áp dụng cho thu tiền mặt

  • Lập phiếu báo có: Áp dụng cho khách hàng thanh toán chuyển khoản, quẹt thẻ

Cách 2: Nếu muốn thanh toán công nợ theo từng hóa đơn

• Vào module Kế Toán > Công nợ > Khách hàng chọn Hạn thanh toán hoặc truy cập tại đây
• Tìm đến ID hóa đơn cần thanh toán. Chọn hành động Thanh toán công nợ bằng tiền mặt/Thanh toán công nợ bằng chuyển khoản

Cách 3: Ngoài ra doanh nghiệp có thể thanh toán công nợ bằng việc sửa hoá đơn điền tiền thanh toán

Đối với đơn hàng gửi qua cổng vận chuyển của Nhanh, doanh nghiệp sẽ đối soát sau đó truy cập tại đây nhấn Xác nhận đã nhận tiền để tạo các bút toán tự động

Đối với đơn hàng gửi hãng vận chuyển tự kết nối hoặc đơn tự vận chuyển, doanh nghiệp làm đối soát tham khảo chi tiết tại đây

Công nợ theo nhân viên bán hàng

Nếu bạn muốn xem công nợ phải thu khách hàng theo nhân viên bán hàng từ các đơn bán lẻ, bán sỉ và đơn hàng, chọn Kế toán > Công nợ > Nhân viên bán hàng hoặc truy cập tại đây

Chi tiết

• Nhân viên bán hàng: Tên nhân viên bán hàng được gắn trong hóa đơn

• Đã thu (Bán lẻ, bán buôn): Số tiền đã thu từ các đơn bán lẻ, bán sỉ (hóa đơn đã thanh toán)

• Đã thu (Đơn hàng): Số tiền đã thu từ đơn hàng thành công (đơn hàng đã thanh toán chuyển khoản hoặc đã đối soát)

• Còn nợ: Bao gồm số tiền từ các đơn chưa thanh toán

Chú ý:

• Phần này không dùng để theo dõi công nợ của nhân viên trong doanh nghiệp

• Báo cáo sẽ chỉ hiện dữ liệu khi các hóa đơn bán lẻ, bán sỉ, đơn hàng có gắn nhân viên bán hàng

• Với những đơn hàng từ sàn TMĐT cũng sẽ ghi nhận cả công nợ nếu có gắn nhân viên bán hàng

Chi tiết các cột dữ liệu:

• Cột Đã thu (Bán lẻ, bán sỉ): Chỉ hiện dữ liệu khi hóa đơn đó đã điền phần thu tiền khách (có sinh ra bút toán) và có gắn nhân viên bán hàng kèm theo. Người dùng có thể nhấn trực tiếp vào số dữ liệu màu xanh, khi đó sẽ dẫn ra danh sách các bút toán từ hóa đơn tương ứng.

• Cột Đã thu (Đơn hàng): Chỉ hiện dữ liệu khi đơn hàng đó đã điền phần thanh toán Đặt cọc hoặc Chuyển khoản và đơn hàng ở trạng thái Thành công (có sinh ra bút toán) và có gắn nhân viên bán hàng kèm theo. Người dùng có thể nhấn trực tiếp vào số dữ liệu màu xanh, khi đó sẽ dẫn ra danh sách các bút toán từ đơn hàng tương ứng

• Cột còn nợ: Chỉ hiện dữ liệu khi các hóa đơn, đơn hàng chưa ghi nhận thu tiền của khách và có gắn nhân viên bán hàng kèm theo. Với đơn hàng thì phần còn nợ này chỉ ghi nhận phần giá trị đơn hàng, không ghi nhận chi phí ship. Người dùng có thể nhấn trực tiếp vào số dữ liệu màu xanh, khi đó sẽ dẫn ra danh sách các hóa đơn đang ghi nhận công nợ khách hàng tương ứng

• Để trừ phần Còn nợ trong báo cáo, người dùng cần bổ sung thêm phần tiền thu hoặc làm phiếu thu, phiếu báo có tương ứng với các hóa đơn trong cột Còn nợ. Khi đã bổ sung thêm tiền thanh toán thì phần Đã thu (Bán lẻ, bán sỉ) hoặc Đã thu (Đơn hàng) sẽ tăng lên bằng đúng với phần đã bổ sung thêm tiền thanh toán đó

Công nợ nhà cung cấp

• Ghi nhận công nợ nhà cung cấp khi tạo các phiếu nhập xuất nhà cung cấp theo tài khoản 331

• Để sử dụng tính năng này, doanh nghiệp vào Kế toán > Công nợ > Nhà cung cấp hoặc truy cập tại đây.

Danh sách công nợ nhà cung cấp

• Số dư đầu kỳ: Số dư cuối kỳ của kỳ trước

• Phát sinh trong kỳ:

  • Khi nhập kho sản phẩm, phát sinh công nợ tăng sẽ ghi nhận vào cột Có

  • Khi thanh toán tiền cho NCC, làm cho công nợ giảm sẽ ghi nhận vào cột Nợ

• Số dư cuối kỳ

  • Nợ [Phải thu]: Số tiền doanh nghiệp cần phải thu NCC, Phải thu = Nợ trong kì - Có trong kì

  • Có [Phải trả]: Số tiền doanh nghiệp cần phải trả NCC, Phải trả = Có trong kì - Nợ trong kì

Xử lý công nợ nhà cung cấp

Thêm công nợ nhà cung cấp

Cách 1: Tạo phiếu nhập kho nhà cung cấp tại đây, khi không thanh toán hết hoặc chưa thanh toán hệ thống sẽ tự động ghi nợ

Cách 2: Sử dụng module Kế toán nhập trực tiếp

• Bạn vào Kế toán > Công nợ > Nhập công nợ đầu kỳ

• Sử dụng cho trường hợp các khoản đặt cọc tiền với nhà cung cấp hoặc các khoản trước khi sử dụng phần mềm Nhanh.vn

Thu công nợ nhà cung cấp

Cách 1: Nếu muốn xử lý toàn bộ công nợ của nhà cung cấp

• Vào module Kế Toán > Công nợ > Nhà cung cấp

• Tìm đến nhà cung cấp cần thanh toán. Chọn hành động Thêm phiếu thu chi/Lập phiếu báo có

  • Thêm phiếu thu chi: Áp dụng cho thu tiền mặt

  • Lập phiếu báo có: Áp dụng cho khách hàng thanh toán chuyển khoản, quẹt thẻ

Cách 2: Nếu muốn thanh toán công nợ theo từng hóa đơn nhập nhà cung cấp

• Vào module Kế Toán > Công nợ > Nhà cung cấp > chọn Hạn thanh toán

• Tìm đến ID hóa đơn cần thanh toán. Chọn hành động Thêm phiếu thu chi/Lập phiếu báo có

Công nợ theo đầu tài khoản

Khi bạn cần xem công nợ theo từng đầu tài khoản bạn vào Kế toán > Công nợ > Công nợ theo đầu tài khoản hoặc truy cập tại đây

Bộ lọc

Công nợ:

• Phải thu: Lọc các đối tượng còn nợ bạn

• Phải trả: Lọc các đối tượng bạn còn nợ

• Phải thu|phải trả: Lọc các đối tượng bạn còn nợ và đang nợ bạn

Danh sách công nợ

• Dư nợ đầu kỳ|Dư có đầu kỳ: Số dư cuối kỳ của kỳ trước

• Nợ|Có: Phát sinh trong kỳ theo đầu tài khoản đang lọc

• Dư nợ cuối kỳ|Dư có cuối kỳ: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ - Phát sinh trong kỳ

Ví dụ: Bạn cần xem công nợ của tài khoản 131 - Phải thu khách hàng

• Bạn điền mã tài khoản 131 và bấm lọc, phần mềm sẽ hiện ra danh sách những đối tượng có liên quan đến tài khoản 131

• Nếu bút toán liên quan đến tài khoản 131 nhưng không được gắn đối tượng thì sẽ không thể hiện trong danh sách này

• Bạn muốn xem chi tiết giao dịch, bút toán hãy bấm vào ID đối tượng hoặc tên đối tượng

Câu hỏi thường gặp

1. Muốn xem toàn bộ Công nợ của khách hàng theo cửa hàng thì làm như thế nào?

• Công nợ khách hàng tính chung cho cả hệ thống, không tính riêng từng cửa hàng. Báo cáo bán lẻ theo cửa hàng có phần này nhưng không tính công nợ từ đơn hàng.

2. Làm sao để bỏ được công nợ phát sinh?

• Không xóa được công nợ. Muốn xóa công nợ, phải xóa các đơn bán lẻ, đơn hàng, phiếu nhập kho NCC,.... nên chỉ có thể tự thêm các phiếu thu chi để hết công nợ