Thao tác xuất nhập

Nhập nhà cung cấp

Khi nhập hàng về kho, bạn cần tạo một phiếu nhập kho nhà cung cấp nhằm 2 mục đích là in phiếu để xác nhận giữa hai bên và cập nhật số lượng sản phẩm vừa nhập lên phần mềm. Các bước trong thực tế thường sẽ phát sinh như sau:

• Bước 1: Nhập hàng về kho, nhận diện và phân loại sản phẩm

• Bước 2: Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng

• Bước 3: Tạo phiếu nhập nhà cung cấp để ghi nhận số lượng sản phẩm

• Bước 4: In phiếu nhập kho thành 2 bản, mỗi bên ký nhận và giữ 1 bản để đối chiếu

• Bước 5: In tem dán lên các sản phẩm vừa nhập kho

Từ những bước phát sinh trong thực tế nói trên, phần mềm có thể hỗ trợ bạn những nội dung như sau:

Bước 1: Chọn thêm phiếu nhập nhà cung cấp

Để thêm phiếu nhập kho nhà cung cấp, bạn truy cập vào module Kho hàng - chon Xuất nhập kho - chọn Thêm mới - chọn Nhập kho hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

*Chú ý: tại danh sách phiếu XNK, nếu không lọc phiếu xuất nhập kho thì hệ thống sẽ mặc định hiển thị các phiếu XNK trong khoảng thời gian 10 ngày gần nhất

Bước 2: Nhập thông tin liên quan đến sản phẩm trong phiếu nhập hàng nhà cung cấp

Giao diện hiển thị sẽ tương tự như sau:

Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng, giá...

• Trong trường hợp bạn nhập tất cả các Bấm vào mục tìm kiếm theo Sản phẩm và tìm kiếm theo tên/mã sản phẩm cha để thêm nhanh tất cả các sản phẩm con của sản phẩm đó vào phiếu.

• Nếu có chiết khấu theo sản phẩm và cả hóa đơn, thì áp dụng chiết khấu theo sản phẩm thay vì cả hóa đơn.

• Nên nhập tối đa khoảng 200 sản phẩm / phiếu.

• Nếu sản phẩm là loại Sản phẩm theo IMEI, nhập mỗi IMEI trên 1 dòng. Số dòng IMEI phải bằng với cột Số lượng.

• Nếu doanh nghiệp có sử dụng module Kế toán, bạn cần điền chính xác số tiền thanh toán và chọn quỹ tiền tương ứng, nếu không, hệ thống sẽ tự động hiểu là giao dịch này phát sinh công nợ.

Bước 3: Lưu phiếu nhập hàng nhà cung cấp

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút để lưu phiếu nhập hàng nhà cung cấp.

Giao diện hiển thị sau khi lưu sẽ tương tự như sau:

Phiếu nhập hàng Nhà cung cấp sau khi lưu, được chuyển về Danh sách phiếu XNK

Bước 4: In phiếu nhập hàng nhà cung cấp

Có 2 cách in phiếu nhập nhà cung cấp tuỳ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng.

Cách 1: Áp dụng với trường hợp bạn muốn in từng phiếu nhập hàng nhà cung cấp

• Bước 1: Quay trở về giao diện Danh sách phiếu XNK

• Bước 2: Tìm phiếu nhập kho mà bạn muốn in phiếu và chọn nút như hình dưới đây:

Cách 2: Áp dụng với trường hợp bạn muốn in nhiều phiếu nhập hàng nhà cung cấp cùng 1 lúc

• Bước 1: Quay trở về giao diện Danh sách phiếu XNK

• Bước 2: Tích chọn các phiếu mà bạn muốn in

• Bước 3: Chọn nút Thao tác / chọn in các phiếu XNK đã chọn như hình minh hoạ dưới đây:

Sau khi bạn thực hiện tất cả thao tác như trên (bằng 1 trong 2 cách) thì giao diện mẫu in sẽ tương tự như hình dưới đây:

Bước 5: In tem/mã vạch sản phẩm sau khi nhập nhà cung cấp

Sản phẩm sau khi nhập về kho, cần được dán tem/mã vạch. Để in đúng số tem cần thiết cho mỗi lần nhập kho, bạn làm các thao tác tại nút tương tự như in phiếu nhập nhà cung cấp.

Tips nhập kho nhà cung cấp

Để giúp cho việc nhập hàng mới về kho được diễn ra nhanh chóng, chính xác và hạn chế tối đa nhầm lẫn, bạn nên tuân thủ nguyên tắc cuốn chiếu như sau:

• Luôn kiểm nhập sản phẩm lần lượt theo từng tải hàng một.

• Tải hàng 1 có 10 sản phẩm A thì tiến hàng nhập kho, làm mã, dán tem cả 10 sản phẩm A rồi chuyển hết ra cửa hàng. Làm tương tự với các sản phẩm khác trong tải. Kiếm đếm xong tải 1 thì làm tiếp tương tự với các tải hàng còn lại cho đến khi hết hàng.

Trả nhà cung cấp

Mục này sẽ hỗ trợ bạn thực hiện nghiệp vụ xuất trả hàng hóa, sản phẩm cho nhà cung cấp, thường được dùng khi bạn muốn trả lại nhà cung cấp các sản phẩm tồn kho lâu ngày hoặc hàng lỗi, trả hàng ký gửi, tạo phiếu trả nhà cung cấp để ghi nhận việc trả hàng, trừ tồn trong kho.

Bước 1: Chọn thêm phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp

Để thêm phiếu xuất kho nhà cung cấp, bạn truy cập vào module Kho hàng - chon Xuất nhập kho - chọn Thêm mới - chọn Xuất kho hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 2: Nhập thông tin liên quan đến sản phẩm trong phiếu xuất trả hàng nhà cung cấp

Giao diện hiển thị sẽ tương tự như sau:

Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng, giá...

(*) Lưu ý:

• Đối với loại Sản phẩm là IMEI, cần nhập thêm số IMEI/ Serial tương ứng với 1 sản phẩm cần xuất trả.

• Nếu sản phẩm xuất trả NCC, có sản phẩm lỗi, cần điền số lượng sản phẩm lỗi vào cột Số lượng lỗi để hệ thống trừ giảm số lượng sản phẩm lỗi.

Bước 3: Lưu phiếu trả hàng nhà cung cấp

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút để lưu phiếu xuất trả hàng.

Giao diện hiển thị sau khi lưu sẽ tương tự như sau:

Phiếu xuất trả Nhà cung cấp sau khi lưu, được chuyển về Danh sách phiếu XNK

Bước 4: In phiếu trả hàng nhà cung cấp

Có 2 cách in phiếu trả nhà cung cấp tuỳ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng.

Cách 1: áp dụng với trường hợp bạn muốn in từng phiếu trả hàng nhà cung cấp

• Bước 1: Quay trở về giao diện Danh sách phiếu XNK

• Bước 2: Tìm phiếu xuất kho mà bạn muốn in phiếu và chọn nút như hình dưới đây:

Cách 2: áp dụng với trường hợp bạn muốn in nhiều phiếu trả hàng nhà cung cấp cùng 1 lúc

• Bước 1: Quay trở về giao diện Danh sách phiếu XNK

• Bước 2: Tích chọn các phiếu mà bạn muốn in

• Bước 3: Chọn nút Thao tác / chọn in các phiếu XNK đã chọn như hình minh hoạ dưới đây:

Sau khi bạn thực hiện tất cả thao tác như trên (bằng 1 trong 2 cách) thì giao diện mẫu in sẽ tương tự như hình dưới đây:

Xuất nhập kho từ excel

Trong trường hợp bạn đã có sẵn 1 file tổng hợp sản phẩm kèm số lượng cần xuất/nhập nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng tính năng import xuất nhập kho từ excel để tiết kiệm thời gian.

Bạn truy cập module Kho hàng - chọn Xuất nhập kho - chọn Thêm mới - chọn Nhập từ excel, hoặc truy cập trực tiếp tại đây:

Giao diện import xuất nhập kho từ excel sẽ gồm các thông tin như sau:

Bước 1: Tải file excel

Sau đó bạn điền các thông tin vào file kiểm như Sản phẩm, Số lượng, vvvv

Bước 2: Chọn các trường thông tin xuất nhập kho

Sau khi đã điền xong, bạn quay lại giao diện trên nhanh và chọn các trường thông tin:

• Kiểu: Chọn Lập phiếu XNK.

• Kiểu xuất nhập kho: Chọn [N] Nhà cung cấp.

• Kho hàng: Chọn kho hàng cần xuất/nhập nhà cung cấp.

• Cập nhật giá nhập sản phẩm chỉ áp dụng cho loại phiếu nhập nhà cung cấp.

• Không chèn các kí tự đặc biệt (@,# ,$,/,-, ...) vào tên của file import.

Bước 3: Thêm file vừa điền xong và chọn Lưu

Xuất nhập khác

Nếu bạn cần xuất/nhập kho trong các trường hợp ngoài xuất nhập nhà cung cấp, bán lẻ/bán buôn, chuyển kho thì bạn nên thêm mới phiếu xuất nhập kho khác để ghi nhận xuất/nhập tồn kho.

Thao tác thêm phiếu XNK khác tương tự như xuất nhập nhà cung cấp, bạn chú ý chọn Loại nhập/xuất hàng là Khác thay vì chọn Nhà cung cấp.

Câu hỏi thường gặp

1. Khi nhập hàng có thể lưu được chứng từ hóa đơn lên phần mềm không?

Sau khi bạn nhập hàng xong bạn vào chi tiết phiếu nhập sẽ thấy mục File đính kèm bạn đính kèm ảnh vào Upload

2. Có thể tự động thay đổi thông tin giá nhập của sản phẩm sau mỗi lần nhập nhà cung cấp không?

• Doanh nghiệp tích chọn "Cập nhật giá nhập sản phẩm theo giá lần nhập này" khi tạo phiếu

3. Nhập hàng có tính phí vận chuyển vào giá vốn được không?

• Nhanh sẽ ko bóc tách riêng các chi phí khác khi nhập hàng, bạn vui lòng tự tính toàn bộ chi phí đó và đưa vào giá nhập hàng trong phiếu XNK.

4. Tại sao khi điền quà tặng là các sản phẩm Imei, Lô, Combo không sinh ra phiếu xuất nhập kho trừ tồn cho loại sản phẩm này ?

• Hiện quà tặng là các sản phẩm Imei, Lô, Combo chưa hỗ trợ sinh ra các phiếu xuất nhập kho để trừ tồn

• Giải pháp tạm thời: Doanh nghiệp tự sửa đơn, điền như sản phẩm bán như thường lệ nhưng để giá bán là 0 hoặc điền chiết khẩu giảm giá.