Trả hàng

Tình huống sử dụng

Tính năng trả hàng bán hàng trên Nhanh.vn có thể sử dụng trong trường hợp khách hàng đã mua hàng nhưng sau đó muốn trả lại hàng. Khách hàng có thể mua thêm sản phẩm khác hoặc không. Có 2 hình thức trả hàng bán hàng

• Trả hàng có hóa đơn: Khách hàng mang hàng đến quầy trả với điều kiện có hóa đơn đã mua hàng

• Trả hàng không có hóa đơn: Thực hiện trả hàng cho khách hàng và không có hóa đơn đã mua hàng (dành cho trường hợp nhân viên không tìm được hóa đơn cũ của khách hàng nhưng chắc chắn là khách hàng có mua hàng của Doanh nghiệp) Để sử dụng tính năng này, Doanh nghiệp truy cập vào Bán hàng >> Trả hàng hoặc truy cập tại đây

Có 3 cách tạo hóa đơn trả hàng như sau:

• Cách 1: Tạo hóa đơn trả hàng từ hóa đơn bán lẻ/bán sỉ

• Cách 2: Trả hàng không cần hóa đơn

Danh sách hóa đơn trả hàng

Trả hàng từ hóa đơn

Khi khách hàng muốn đổi trả sản phẩm trước đây đã mua lẻ hoặc mua sỉ với điều kiện có hóa đơn mua hàng

Bước 1: Tìm hóa đơn mua của khách tại mục bộ lọc ở danh sách hóa đơn bán lẻ/ bán sỉ, bạn vào Kênh bán >> Cửa hàng >> Bán lẻ (tại đây) hoặc Kênh bán >> Cửa hàng >> Bán sỉ (tại đây)

• Khi khách mang hàng đến trả, khách có mang theo hóa đơn hoặc chụp lại ID đơn hàng thì bạn dùng bộ lọc dựa vào ID hóa đơn trên hóa đơn để tìm

• Nhập số điện khách hàng vào để tìm hóa đơn

• Ngoài ra bạn có thể dựa vào các thông tin khác (ngày tạo hóa đơn, sản phẩm,...) để lọc tìm hóa đơn mua

Bước 2: Sau khi tìm được hóa đơn thì nhấn nút ở bên phải hóa đơn sau đó chọn Đổi trả hàng

• Ngoài ra lại Danh sách hóa đơn bán lẻ, bạn nhấn Thao tác >> Tạo phiếu đổi trả hàng

• Sau đó nhập ID hóa đơn bán hàng >> nhấn Lưu, phần mềm sẽ tự động chuyển sang giao diện tạo phiếu trả.

Giao diện trả hàng hiện ra như sau:

Lúc này xảy ra 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Khách chỉ trả hàng

Khách chỉ trả lại hàng, không mua thêm hay đổi sang sản phẩm khác. Với hóa đơn có nhiều sản phẩm, khách muốn trả sản phẩm nào thì bạn giữ lại sản phẩm đó và xóa sản phẩm khách không trả bằng cách ấn vào icon thùng rác và sửa số lượng nếu cần

VD: Trường hợp khách chỉ trả lại Bánh xốp nhiều vị - vị dâu, bạn xoá sản phẩm Bánh xốp nhiều vị - vị xoài khỏi danh sách sản phẩm trả lại.

Trường hợp 2: Khách trả hàng và muốn đổi qua sản phẩm khác

VD: Khách mua sản phẩm Bánh xốp nhiều vị - vị dâu, sau đó khách lại muốn trả lại và đổi sang sản phẩm khác.

Bạn thao tác giống trường hợp 1, tuy nhiên ở mục chọn Sản phẩm mua mới, bạn có thể gõ tên hoặc tít mã vạch sản phẩm mới.

Lưu ý: Đổi trả hàng thường nên đổi sản phẩm lớn hơn hoặc bằng giá với sản phẩm trả

Bước 3:

• Tại ô Tổng trả có các thông tin:

  • Phí trả hàng: Điền phí nếu thực hiện trả hàng có mất phí

  • Tổng tiền trả hàng: Hiển thị số tiền của sản phẩm bị trả lại

  
• Tại ô Tổng mua : sẽ hiển thị số tiền của sản phẩm mua mới (nếu có). Ngoài ra, bạn điền các thông tin như tiêu điểm, chiết khấu hoặc coupon nếu có áp dụng cho khách khi mua sản phẩm mới

• Tại ô Thanh toán:

  • Nếu bạn cần trả lại tiền cho khách, phần mềm sẽ hiện như sau
  • Nếu khách cần trả thêm tiền cho bạn, phần mềm sẽ hiện như sau
  • Bạn điền số tiền mà phần mềm đã báo vào ô hình thức thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc quẹt thẻ

  • Nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng sẽ gắn theo hóa đơn của sản phẩm mua mới (nếu có)

  • Nhân viên thu ngân: Nhân viên thu ngân sẽ gắn theo hóa đơn của sản phẩm mua mới (nếu có)

Bước 4: Sau khi điền hoàn tất các thông tin trong hóa đơn, bạn vào Lưu hoặc Lưu và in nếu muốn in luôn hóa đơn trả hàng

Sau khi ấn Lưu, có thể xem lại chi tiết của hóa đơn trả hàng bằng cách ấn vào ID của hóa đơn ở danh sách hóa đơn trả hàng

Với các hóa đơn trả hàng được tạo từ hóa đơn/đơn hàng cụ thể thì sẽ hiển thị Trả hàng từ hóa đơn/đơn hàng xxxxxxxxx tại phần thông tin, doanh nghiệp có thể nhấn vào ID đơn hàng để xem lại hóa đơn/đơn hàng mua của khách.

Lưu ý

• Nếu doanh nghiệp sử dụng module Kế toán, điền loại tiền (tiền mặt, tiền chuyển khoản) đã trả khách và chọn tài khoản trả tiền khi đó hệ thống sẽ tự động tạo 1 phiếu chi từ quỹ đó

• Trả hàng có hóa đơn sẽ không được lựa chọn cửa hàng để trả, mặc định lấy theo cửa hàng của hóa đơn mua

Trả hàng không cần hóa đơn

Trong trường hợp khách mua hàng không nhớ thông tin hoá đơn cũ, hoặc hoá đơn cũ không tồn tại trên phần mềm bán hàng Nhanh.vn (do quên nhập hoá đơn, hoặc có hoá đơn trước khi dùng phần mềm bán hàng). Hóa đơn trả hàng sẽ do doanh nghiệp tự tạo, thường chỉ sử dụng với trường hợp chắc chắn khách đã mua hàng tại cửa hàng, có nhu cầu trả hàng nhưng doanh nghiệp không tìm thấy hóa đơn mua của khách.

Bước 1: Bạn vào Kênh bán >> Cửa hàng >> Trả hàng hoặc truy cập tại đây

Bước 2: Sau đó nhấn vào nút Trả hàng không cần hoá đơn

Sau khi chọn cửa hàng (chọn kho nhận sản phẩm trả lại). Giao diện trả hàng không cần hóa đơn xuất hiện như sau:

Bước 3: Điền các thông tin vào hóa đơn trả hàng: điền sản phẩm trả lại, sản phẩm mua mới (nếu có), thông tin khách hàng.

Lưu ý Khi khách trả hàng với sản phẩm IMEI khi bạn nhập một IMEI không tồn tại trên hệ thống, sẽ có 1 cảnh bảo xuất hiện. Nếu bạn muốn lưu IMEI khi lưu hóa đơn thì bạn chọn nút "Đúng", muốn nhập lại giá trị IMEI mới bạn có thể chọn nút "Nhập lại" hoặc sửa trực tiếp tại ô nhập.

• Thông tin thanh toán

Tương tự với thao tác trả hàng có hóa đơn.

• Loại phiếu Chọn Loại phiếu để phân biệt trả hàng từ hóa đơn bán lẻ hay hóa đơn bán sỉ.

Bước 4: Sau khi điền hoàn tất các thông tin trong hóa đơn, bạn vào Lưu hoặc Lưu và in nếu muốn in luôn hóa đơn trả hàng

Với các hóa đơn trả hàng không hiển thị như những ảnh minh họa ở phần trả hàng có hóa đơn thì sẽ là trường hợp trả hàng không có hóa đơn.

Lưu ý

• Trả sản phẩm IMEI mà IMEI đấy không tồn tại trên hệ thống sẽ hiện dòng thông báo xác nhận đúng IMEI nhập không: hiện 2 nút Đúng, Nhập lại -> chọn nút Đúng hệ thống sẽ sinh IMEI mới trên hệ thống.

• Trả sản phẩm IMEI mà IMEI lại gắn cho sản phẩm khác -> khi lưu hệ thống sẽ báo IMEI không thuộc sản phẩm bạn đang thêm

• Với IMEI đích danh, khi dùng tính năng này giá nhập IMEI = giá vốn = giá nhập trả vào vì thao tác trả hàng không cần hóa đơn đang coi như nhập hàng mới từ khách hàng.

• Trả hóa đơn bán lẻ hệ thống sẽ tự động trừ điểm tích lũy với hóa đơn bán lẻ đã được tặng.

• Nếu bạn cài đặt Chuyển điểm tích lũy thành phí trả hàng thì hệ thống sẽ tự động quy đổi điểm mà khách hàng thiếu để trả lại thành phí trả hàng.

• Hệ thống tự động hạch toán số tiền mà doanh nghiệp cần trả cho khách, nên bạn cần điền đúng số tiền cần trả ở ô Thanh toán hoặc tạo phiếu chi bằng tay để hạch toán tiền trả lại cho khách hàng

Câu hỏi thường gặp