Biên bản bàn giao
Last updated
Last updated
Biên bản bàn giao dùng để tổng hợp số lượng sản phẩm, đơn hàng theo từng lần đóng gói và bàn giao hàng cho hãng vận chuyển. Một số lợi ích nổi bật:
Bảng tổng hợp sản phẩm giúp bạn dễ dàng nhặt hàng trong kho, xem số lượng thừa thiếu của từng sản phẩm, xem vị trí của sản phẩm trong kho.
In danh sách mã vận đơn, giá trị đơn hàng, số lượng sản phẩm để bưu tá ký nhận khi lấy hàng, làm căn cứ để khiếu nại mất mát khi hãng vận chuyển làm mất hàng.
Xem lại chi tiết lịch sử bàn giao đơn hàng, hoặc hoàn hàng về kho theo từng ngày.
Truy cập danh sách biên bản tại đây. Bạn có thể thêm mới biên bản, thêm nhiều đơn hàng vào 1 biên bản.
Biên bản bàn giao gồm 3 loại:
Nhặt hàng trong kho: sử dụng khi bạn muốn tổng hợp hàng hoá cần đóng gói, bạn có thể thêm đơn của tất cả các hãng vận chuyển vào chung 1 biên bản nhặt hàng này
Gửi HVC chuyển đi: sử dụng khi bạn cần in biên bản xác nhận khi bàn giao đơn hàng cho bưu tá, mỗi biên bản chỉ được phép thêm đơn của 1 hãng vận chuyển để tránh gửi nhầm đơn nhầm hãng
Nhận HVC hoàn về: sử dụng khi bạn cần ghi nhận các đơn hàng hoàn do hãng vận chuyển trả về kho
Có 4 cách để thêm biên bản bàn giao và thêm đơn hàng vào biên bản.
Cách 1: Thêm mới trực tiếp
Bước 1: Truy cập vào Đơn hàng > Biên bản bàn giao > Thêm mới - chọn Thêm mới, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bước 2: Nhập liệu thông tin Điền đầy đủ thông tin vào các trường sau:
Đối với loại Nhận HVC hoàn về sẽ cần chọn ngày nhận hàng hoàn.
Đối với những đơn hàng sai kho, hoặc khác hãng vận chuyển, hệ thống sẽ chặn và hiển thị thông báo chi tiết cho người dùng.
Tùy chọn gửi đơn: Nếu muốn gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển luôn khi thêm đơn vào biên bản bàn giao thì tích chọn Gửi luôn đơn hàng sang hãng vận chuyển.
Có 2 cách tạo biên bản bàn giao cho các sàn TMĐT như sau:
Cách 1: Tạo biên bản bàn giao sàn TMĐT và chọn đúng hãng vận chuyển (sử dụng với các Doanh Nghiệp cần phân biệt đơn hàng nào trên sàn cần gửi cho hãng vận chuyển nào)
Cách 2: Tạo biên bản bàn giao sàn TMĐT và chọn Tự Vận Chuyển. Cách này sẽ giúp Doanh Nghiệp có thể thêm tất cả các đơn thuộc tất cả các hãng vào biên bản, hỗ trợ cho việc đóng gói hàng hóa cho Doanh Nghiệp một cách nhanh nhất.
Bước 3: Lưu biên bản bàn giao vận đơn.
Hệ thống sẽ tự động lưu biên bản bàn giao hàng hóa vào Danh sách biên bản bàn giao vận đơn tại đây.
Cách 2: Thêm mới bằng Import Excel
Bước 1: Nhấn Thêm mới > Nhập từ excel hoặc truy cập tại đây.
Bước 2: Tải file mẫu về máy. Điền thông tin ID đơn hàng trên Nhanh (áp dụng cho các đơn tự tạo trên hệ thống) hoặc ID sàn/ID mã vận chuyển (áp dụng cho các đơn sàn).
Bước 3: Chọn thông tin phù hợp tại các trường đánh dấu * và chọn file excel - nhấn Import.
Cách 3: Thêm mới tại danh sách đơn hàng
Cách này thường sử dụng để thêm nhanh những đơn hàng đã tích chọn tại danh sách đơn hàng vào biên bản.
Bước 1: Tại danh sách đơn hàng, lọc đơn hàng theo trạng thái hoặc trường thông tin thích hợp.
Bước 2: Tích chọn các đơn hàng muốn cho vào biên bản (Nếu chỉ muốn thêm 1 số đơn nhất định vào biên bản).
Bước 3: Bấm Thao tác - chọn Thêm đơn vào biên bản bàn giao.
Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị 1 popup như hình. Lựa chọn 1 trong các trường hợp:
Bước 5: Chọn biên bản bàn giao có sẵn hoặc tạo nhanh một biên bản mới.
Hệ thống sẽ tự động lấy ra các biên bản bàn giao được tạo trong vòng 3 ngày gần nhất.
Nếu chưa có biên bản bàn giao, bạn có thể chọn nút + để thêm mới.
Bước 6: Bấm Thêm để thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao.
Cách 4: Thêm đơn hàng vào biên bản giao có sẵn tại danh sách biên bản bàn giao
Bước 1: Tại danh sách biên bản bàn giao, bấm vào nút thao tác nhanh - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản.
Hoặc click vào ID biên bản bàn giao cần thêm đơn hàng - mục Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản này.
Bước 2: Nhập hoặc quét ID đơn hàng/mã vận đơn để thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao.
Cách 5: Thêm biên bản bàn giao sau khi Đóng gói đơn hàng tại mục Đóng gói
Bước 1: Sử dụng tính năng Đóng gói để đóng gói đơn hàng (xem chi tiết tại đây.
Bước 2: Sau khi thêm đơn hàng vào đóng gói, kéo xuống mục Cho vào biên bản bàn giao và thêm biên bản mới để thêm các đơn đã đóng gói vào biên bản chuyển hàng đi.
Tại mục Đóng gói chỉ tạo loại biên bản Gửi HVC chuyển đi để bắn các đơn đã đóng gói sang hãng.
Bảng tổng hợp sản phẩm sẽ hỗ trợ thống kê số lượng của tất cả sản phẩm trong tất cả các đơn hàng, nhằm đưa ra con số tổng hợp cuối cùng mà bạn cần cho biên bản đó.
Ví dụ: Trong biên bản, sản phẩm Áo Polo Nam Viền Cổ P0201 - Đen, M ở 2 đơn, 1 đơn mua 3, 1 đơn mua 2, biên bản sẽ tổng hợp số lượng cần để đóng đơn là 5 chiếc
Để hỗ trợ cho việc nhặt hàng đóng gói được nhanh hơn, bạn có thể lựa chọn xử lý đơn chỉ có 1 mã sản phẩm trước vì các đơn này đóng gói khá dễ dàng và nhanh chóng. Hệ thống đã phân loại số lượng sản phẩm nằm trong các đơn có chứa 1 mã sản phẩm và đơn có chứa nhiều mã sản phẩm để bạn có thể lựa chọn xử lý lần lượt
Tổng SL: tổng số lượng hàng cần nhặt để đóng gói cho các đơn trong biên bản
Thiếu: Số lượng hàng thiếu khi so sánh giữa số lượng cần nhặt và hàng tồn trong kho
1 SP: số lượng hàng nằm trong đơn chứa 1 mã sản phẩm
Nhiều SP: số lượng hàng nằm trong đơn chứa nhiều mã sản phẩm
Vị trí: mã vị trí của sản phẩm trong kho, bạn có thể dựa vào vị trí này để dễ dàng tìm sản phẩm trong kho (tham khảo khai báo vị trí sản phẩm
Để in ra bảng tổng hợp sản phẩm, bạn có thể thao tác như sau:
Cách 1: Click vào ID của một biên bản, sau đó tại Bảng tổng hợp số lượng sản phẩm - bấm nút In - chọn In bảng tổng hợp sản phẩm.
Cách 2: In nhanh Bảng tổng hợp ngay từ trang danh sách Biên bản bàn giao.
Bấm vào nút thao tác nhanh cuối dòng của Biên bản cần thao tác để lựa chọn In bảng tổng hợp sản phẩm.
Lưu ý khi tích chọn ẩn/hiện cột thì bản in cũng sẽ ẩn/hiện cột như bạn xem trên phần mềm
Sau khi nhặt hàng xong, bạn tiếp tục chuyển sang tab Đơn hàng trong biên bản, hệ thống đã phân loại sẵn các đơn hàng chỉ có 1 sản phẩm và đơn có nhiều sản phẩm để bạn xử lý lần lượt (hoặc bạn có thể xử lý chung tại mục Tất cả)
Mục này tổng hợp các đơn chỉ chứa 1 mã sản phẩm (đơn đặt 2 sản phẩm A vẫn được tính là đơn chỉ chứa 1 mã sản phẩm A với số lượng 2)
Hệ thống đã nhóm các đơn hàng theo từng sản phẩm, có 2 cách để in đơn:
Cách 1: in toàn bộ đơn của nhiều sản phẩm
Cách 2: in các đơn của 1 sản phẩm
Bạn có thể bấm vào tên sản phẩm để xem danh sách đơn có chứa sản phẩm đó
Khi bạn không nhặt đủ số lượng sản phẩm để đóng gói cho toàn bộ ở đây, bạn có thể tích để chọn đơn theo số lượng sản phẩm
Ví dụ: Danh sách đơn cần 4 sản phẩm nhưng bạn chỉ có 3 sản phẩm, bạn điền 3 và click Chọn -> hệ thống sẽ chọn các đơn từ trên xuống sao cho tổng số sản phẩm trong các đơn đã chọn ít hơn hoặc bằng 3
Tại mục đơn nhiều sản phẩm, hệ thống tổng hợp các đơn có chứa từ 2 mã hàng trở lên, bạn có thể chọn và in đơn tương tự như đơn 1 sản phẩm
Biên bản giúp bạn kiểm soát sản phẩm nào không đủ hàng để đóng đơn cũng như lên phiếu nháp nhập hàng vào kho.
Trên hàng tổng hợp sản phẩm, sản phẩm nào không đủ số lượng sẽ được tô đỏ và thống kê số lượng hàng còn thiếu.
Ví dụ: Mã Áo Phông Nam Cộc Tay AP0232 - Đen - XL thống kê còn thiếu 1 sản phẩm để đủ đóng đơn
Bạn có thể vào thao tác để gọi hàng từ kho còn hàng, hoặc lập phiếu nháp nhà cung cấp để báo cho bộ phận nhập hàng nắm được số lượng còn thiếu để mua hàng và duyệt phiếu:
Tại trang bảng tổng hợp sản phẩm, tích chọn sản phẩm > Bấm Thao tác > Lập phiếu nháp nhà cung cấp hoặc phiếu gọi hàng từ kho khác.
Hệ thống hỗ trợ lựa chọn số lượng hàng hoá cần nhập thêm vào kho theo toàn bộ số lượng cần có cho biên bản, hoặc chỉ nhập thêm số lượng còn thiếu thôi.
Ví dụ sản phẩm A có tồn là 2, số lượng sản phẩm trong đơn là 5 > còn thiếu 3 sản phẩm. Nếu tích chọn nhập theo tổng số đặt hàng, số lượng trên phiếu nháp là 5, nếu tích chọn nhập số sản phẩm thiếu thì trên phiếu nháp sẽ là 3 sản phẩm.
TH1: Đổi trạng thái tất cả đơn hàng trong biên bản
Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào Biên bản cần thao tác, sau đó bấm Thao tác - chọn Đổi trạng thái, hành động này sẽ thay đổi trạng thái cùng lúc toàn bộ đơn hàng trong biên bản.
TH2: Đổi trạng thái một số đơn trong biên bản
Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.
Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, tích chọn đơn hàng cần đổi trạng thái - bấm Thao tác - chọn Đổi trạng thái đơn hàng.
Có thể in biên bản có chứa danh sách mã vận đơn để ký xác nhận với bưu tá khi giao - nhận đơn hàng, bạn cần tạo biên bản bàn giao loại Gửi HVC chuyển đi hoặc Nhận HVC hoàn về
Để in biên bản xác nhận, bạn có thể sử dụng 2 cách sau:
Cách 1: In nhanh ngoài trang danh sách Biên bản bàn giao
Tại màn hình Danh sách biên bản bàn giao, chọn nút Thao tác nhanh ứng với biên bản bàn giao cần in - chọn In biên bản rút gọn hoặc In biên bản đầy đủ.
Cách 2: In từ bên trong chi tiết Biên bản
Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.
Bước 2: Tại Danh tab Đơn hàng trong biên bản, bấm In - chọn In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn.
Cách 1: In nhanh ngoài trang danh sách Biên bản bàn giao
Tại màn hình Danh sách biên bản bàn giao, chọn nút Thao tác nhanh ứng với biên bản bàn giao cần in - chọn In Danh sách mã vận đơn
Cách 2: In từ bên trong chi tiết Biên bản
Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.
Bước 2: Tại tab Đơn hàng trong biên bản, bấm In - chọn In Danh sách mã vận đơn
Lưu ý khi tích chọn ẩn/hiện cột thì bản in cũng sẽ ẩn/hiện cột như bạn xem trên phần mềm
Để ghi nhận, thống kê đơn chuyển hoàn, bạn cần tạo biên bản bàn giao loại Nhận HVC hoàn về.
Đơn hàng xuất đi từ kho nào, thì chỉ có thể đưa vào biên bản Nhận HVC hoàn về cho chính kho đó. Sau khi thêm toàn bộ đơn vào biên bản, đơn hàng sẽ tự động được cập nhật trạng thái Đã hoàn và cập nhật đúng tồn kho.
Bạn có thể ghi nhận nhân viên đóng gói cho hàng loạt đơn trong biên bản, khi khách hàng có khiếu nại về quy cách đóng gói hoặc lỗi do quá trình đóng gói ảnh hưởng đến sản phẩm thì có thể kiểm tra được ngay người đã đóng gói đơn đó.
Lưu ý khi in và đóng gói đơn hàng:
Không cho phép cập nhật ngày đóng gói lớn hơn ngày hiện tại
Điền ngày đóng gói không đúng định dạng sẽ báo lỗi Ngày đóng gói không hợp lệ
Không điền nhân viên đóng gói sẽ báo lỗi Vui lòng nhập tên nhân viên đóng gói
Đơn chưa có ngày đóng gói, người đóng gói thì khi in mẫu in khi đơn ở các trạng thái mới, đang/đã/chờ xác nhận, đang đóng gói, đã đóng gói và sẽ cập nhật ngày đóng gói, người đóng gói; với các trạng thái đơn còn lại thì không cập nhật ngày đóng gói và người đóng gói.
Đơn đã có ngày đóng gói, người đóng gói sẽ không thay đổi khi thao tác in đơn; chỉ đổi khi dùng button Cập nhật nhân viên đóng gói
Sau khi nhặt hàng, tính năng đóng gói sẽ giúp bạn kiểm tra lại các sản phẩm trong đơn, tránh đóng nhầm sản phẩm, đóng trùng đơn hàng. Hệ thống hỗ trợ 2 cách đóng gói: đóng gói theo đơn và đóng gói theo sản phẩm.
Lưu ý: màn hình đóng gói tại biên bản bàn giao chỉ cho phép thao tác đóng gói các đơn có trong biên bản.
Tham khảo quy trình đóng gói tại đây
Bước 1: Quét mã vạch
Từ các sản phẩm đã nhặt, bạn có thể chọn 1 sản phẩm bất kỳ để quét mã vạch, hệ thống sẽ tìm đơn hàng có chứa sản phẩm đó và hiển thị trên màn hình
Bạn có thể click vào ô thông tin đơn hàng để chuyển sang đơn khác cũng chứa sản phẩm vừa quét
Bạn cần tìm các sản phẩm còn lại trong đơn và tiếp tục quét mã vạch
Sau mỗi lần quét, hệ thống sẽ +1 tại cột Đã nhặt của sản phẩm cho đến khi bằng với Số lượng đặt, khi đó sản phẩm đã được nhặt đủ
Sản phẩm đã nhặt đủ sẽ hiển thị cột Đã nhặt màu xanh, sản phẩm còn thiếu sẽ hiển thị màu cam để bạn tiếp tục quét
Sản phẩm quà tặng: quét như sản phẩm thường
Sản phẩm combo: bạn cần quét các sản phẩm con trong combo, hệ thống sẽ tính toán số lượng tương tự như sản phẩm thường
Bước 2: Xác nhận đóng gói
Sau khi quét đủ sản phẩm, bấm nút Xác nhận đã đóng gói hệ thống sẽ đổi trạng thái đơn sang Đã đóng gói
Bạn có thể cài đặt Tự động xác nhận khi quét đủ sản phẩm: khi bạn quét đủ sản phẩm trong đơn, hệ thống sẽ tự động đổi trạng thái đơn sang Đã đóng gói mà không cần bấm nút Xác nhận đã đóng gói
Huỷ xác nhận: trong trường hợp muốn tạm dừng đóng gói, bạn có thể bấm Huỷ xác nhận đơn đang thao tác để quay lại đóng gói sau
Bước 3: In đơn hàng
Bạn có thể cài đặt Tự động in đơn hàng sau khi xác nhận đóng gói: hệ thống sẽ bật pop up in đơn ngay sau khi đơn hàng được đổi trạng thái sang Đã đóng gói (tự động theo cài đặt Xác nhận khi quét đủ sản phẩm hoặc sau khi bấm nút Xác nhận đã đóng gói)
In đơn hàng loạt: tại danh sách Đơn đã đóng gói, bạn tick chọn các đơn hàng và bấm In đơn đã đóng gói
Kết hợp cài đặt tự động xác nhận đóng gói và in đơn hàng
Khi bạn bật cả 2 cài đặt Tự động xác nhận khi quét đủ sản phẩm và Tự động in đơn hàng sau khi xác nhận đóng gói, sau khi quét đủ sản phẩm, hệ thống sẽ tự động đổi trạng thái đơn sang Đã đóng gói và bật pop up in đơn hàng
Sau khi in đơn xong bạn có thể tiếp tục quét sản phẩm cho đơn tiếp theo
Bạn có thể bấm nút để copy Số lượng đặt sang cột Đã nhặt, chỉ sử dụng khi bạn đã nhặt đủ sản phẩm. Bạn vẫn nên quét mã vạch để hệ thống kiểm tra lại các sản phẩm 1 lần nữa
