Tạo hoá đơn điện tử

Thao tác tạo hoá đơn điện tử

Dựa trên thông tin khách hàng, đơn hàng, hóa đơn bán hàng trên Nhanh, phần mềm sẽ tạo hóa đơn điện tử với các thông tin đó.

Hoá đơn điện tử được tạo tự động

Hoá đơn bán lẻ/bán sỉ

1. Điền tên người mua và số điện thoại để lưu khách hàng trên Nhanh.vn. Đây là thông tin bắt buộc

2. Điền thông tin nhận hóa đơn điện tử của khách hàng, bao gồm:

   • Tên công ty / tên HKD / tên cá nhân nhận hóa đơn

   • Mã số thuế của khách hàng

3. Địa chỉ công ty:

   • Điền địa chỉ công ty / địa chỉ HKD / địa chỉ cá nhân nhận hóa đơn

4. Nếu không nhập địa chỉ công ty, hệ thống tự lấy Tỉnh/Thành phố + Quận/Huyện (4.1 + 4.2).

   • Nếu đã nhập 4.2, chỉ cần điền địa chỉ chi tiết tại 4.1 để tránh trùng.

5. Điền email nhận hóa đơn điện tử của khách hàng.

Đơn hàng Admin

1. Điền tên người mua và số điện thoại để lưu khách hàng trên Nhanh.vn. Đây là thông tin bắt buộc.

2. Điền thông tin nhận hóa đơn điện tử của khách hàng, bao gồm:

   • Tên công ty / tên HKD / tên cá nhân nhận hóa đơn

   • Mã số thuế của khách hàng

3. Địa chỉ công ty:

   • Điền địa chỉ công ty / địa chỉ HKD / địa chỉ cá nhân nhận hóa đơn.

4. Nếu không nhập địa chỉ công ty, hệ thống tự lấy Tỉnh/Thành phố + Quận/Huyện (4.1 + 4.2). Đây là thông tin bắt buộc.

   • Nếu đã nhập 4.2, chỉ cần điền địa chỉ chi tiết tại 4.1 để tránh trùng.

5. Điền email nhận hóa đơn điện tử của khách hàng.

Hoá đơn điều chỉnh giảm

• Hóa đơn điều chỉnh giảm được tạo dựa trên hóa đơn trả hàng (trả hàng bán lẻ/trả hàng đơn hàng/trả hàng GH1P).

• Khi thực hiện trả hàng, phần mềm sẽ tự động sinh hóa đơn điều chỉnh giảm.

Hoá đơn điều chỉnh giảm được tạo ra

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh giảm chỉ được tạo tự động trong trường hợp hóa đơn bán hàng gốc đã được phát hành.

Các hình thức tạo hoá đơn điện tử

Hoá đơn bán lẻ/bán sỉ

Nhân viên bán hàng tạo hóa đơn bán lẻ hoặc bán sỉ trực tiếp trên Nhanh.vn.

Cài đặt Tự động xuất hóa đơn nháp

• Sau khi bấm Lưu hóa đơn, hệ thống sẽ tự động sinh 01 hóa đơn điện tử nháp.

• Hóa đơn nháp chưa gửi cơ quan thuế, có thể chỉnh sửa hoặc xóa.

Lưu ý: Với cài đặt này, Nhanh.vn chỉ tạo hóa đơn nháp. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra và phát hành hóa đơn đúng thời điểm để tránh sai phạm về thời điểm xuất hóa đơn.

Kiểm tra hoá đơn nháp tại **Kênh bán > Hoá đơn điện tử > Hoá đơn > Hoá đơn nháp**

Danh sách hoá đơn nháp

Cài đặt Tự động phát hành hóa đơn

• Sau khi bấm Lưu hóa đơn, hệ thống sẽ tự động sinh hóa đơn điện tử, ký số và gửi cơ quan thuế.

• Hóa đơn này được xem là đã phát hành và không thể chỉnh sửa trực tiếp.

• Trường hợp cần thay đổi, phải thực hiện hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Lưu ý: Nhanh.vn chỉ hỗ trợ phát hành trực tiếp khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số tập trung.

Kiểm tra hoá đơn đã phát hành tại: **Kênh bán > Hoá đơn điện tử > Hoá đơn > Đã phát hành**

Danh sách hoá đơn đã phát hành

Cài đặt Tự chọn thủ công

• Sau khi bấm Lưu hóa đơn, hệ thống không tự động sinh hóa đơn điện tử.

• Doanh nghiệp vào danh sách đơn hàng, chọn bill cần xuất hóa đơn và thực hiện tạo nháp / phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý: Chỉ nhân viên có quyền tạo nháp / phát hành hóa đơn điện tử mới thao tác được.

## Đơn hàng

Áp dụng cho các đơn hàng:

• Đơn hàng Admin

• Đơn hàng từ API/Website

• Đơn hàng sàn TMĐT đồng bộ về Nhanh

Sau khi đơn hàng được tạo hoặc đồng bộ về Nhanh.vn, hệ thống sẽ tạo hóa đơn điện tử theo trạng thái đơn hàng và cài đặt xuất hóa đơn đã thiết lập.

Nguyên tắc xử lý: Trạng thái đơn hàng có thể được cập nhật:

• Thủ công khi người dùng thao tác trên Nhanh.vn

• Tự động khi đồng bộ trạng thái từ sàn/HVC Khi đơn hàng chuyển sang đúng trạng thái đã cấu hình, hệ thống sẽ tự động xử lý hóa đơn điện tử tương ứng.

Các cài đặt tạo hóa đơn theo trạng thái đơn hàng

• Tạo hóa đơn điện tử khi đơn hàng ở trạng thái: Đã đóng gói / Đang đóng gói/Chờ thu gom/Đang chuyển/Thành công

• Tạo hóa đơn điều chỉnh khi đơn hàng chuyển sang trạng thái: Đã hoàn/Đang hoàn/Xác nhận hoàn

• Tạo hóa đơn điều chỉnh từ đơn trả hàng khi đơn hàng giao hàng ở trạng thái: Đang chuyển/Thành công

Cài đặt Tự động xuất hóa đơn nháp

• Khi đơn hàng đạt trạng thái đã cấu hình, hệ thống tự động tạo hóa đơn điện tử nháp.

• Hóa đơn nháp chưa gửi cơ quan thuế, có thể chỉnh sửa hoặc xóa.

Lưu ý: Với cài đặt này, Nhanh.vn chỉ tạo hóa đơn nháp. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra và phát hành hóa đơn để tránh sai thời điểm xuất hóa đơn.

Kiểm tra hoá đơn nháp tại: Kênh bán > Hoá đơn điện tử > Hoá đơn > Hoá đơn nháp, hoặc tại đây

Danh sách hoá đơn nháp

Cài đặt Tự động phát hành hóa đơn

• Khi đơn hàng được cập nhật sang trạng thái đã cấu hình, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn điện tử, ký số và gửi cơ quan thuế.

• Hóa đơn này được xác định là đã phát hành.

• Hóa đơn đã phát hành không thể chỉnh sửa trực tiếp.

• Trường hợp cần thay đổi, phải thực hiện hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Lưu ý: Nhanh.vn chỉ hỗ trợ phát hành trực tiếp khi doanh nghiệp sử dụng chữ ký số tập trung.

Kiểm tra hoá đơn đã phát hành tại: Kênh bán > Hoá đơn điện tử > Hoá đơn > Đã phát hành, hoặc tại đây

Danh sách hoá đơn đã phát hành

Cài đặt Tự chọn thủ công

• Sau khi bấm Lưu hoá đơn, hệ thống không tự động tạo hóa đơn điện tử.

• Doanh nghiệp vào danh sách đơn hàng, chọn đơn cần xuất hóa đơn và thực hiện tạo nháp hoặc phát hành hóa đơn điện tử.

Lưu ý:

• Chỉ nhân viên có quyền tạo nháp/phát hành hóa đơn điện tử mới thao tác được.

• Chỉ tạo được hóa đơn điện tử khi đơn hàng đang ở trạng thái đã cấu hình

Tạo hóa đơn điều chỉnh từ hóa đơn trả hàng

Khi hóa đơn bán hàng đã được phát hành trên Nhanh.vn, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm khi phát sinh trả hàng.

Hoá đơn trả hàng tại cửa hàng

Cách 1: Tạo trả hàng từ hóa đơn bán lẻ/bán sỉ

• Tại danh sách hóa đơn bán lẻ / bán sỉ, chọn hóa đơn cần trả hàng

• Chọn Thao tác > Đổi trả hàng

• Sau khi xác nhận, hệ thống tự động tạo hóa đơn điều chỉnh giảm

Cách 2: Tạo phiếu trả hàng theo hình thức Mua tại quầy

• Cách này áp dụng cho đơn gốc là đơn hàng admin/đơn hàng sàn

• Chọn Thao tác > Trả lại (tại quầy)

• Sau khi xác nhận, hệ thống tự động tạo hóa đơn điều chỉnh giảm

Đơn trả hàng loại giao hàng

• Tại danh sách đơn hàng, chọn Tạo phiếu trả hàng.

• Chọn hình thức Đơn giao hàng và xác nhận tạo phiếu.

• Cách này áp dụng cho đơn gốc là đơn hàng admin/đơn hàng sàn.

Lưu ý:

• Đơn mới sinh ra cần được chuyển sang trạng thái đúng theo cài đặt để hệ thống tạo hóa đơn điều chỉnh.

• Kiểm tra cài đặt tại đây

Đơn hàng hoàn do giao hàng một phần

• Thực hiện xử lý Giao hàng một phần (GH1P) theo quy trình tại đây

• Sau khi xác nhận, hệ thống tạo đơn hoàn một phần tương ứng.

• Đơn mới sinh ra sẽ được tạo hóa đơn điều chỉnh nếu trạng thái đơn phù hợp với cài đặt tại đây

Logic tạo hoá đơn điều chỉnh giảm

• Nếu hóa đơn bán hàng đã phát hành, khi thực hiện trả hàng (bán lẻ / đơn hàng / GH1P), hệ thống tự động tạo hóa đơn điều chỉnh giảm.

• Nếu hóa đơn bán hàng chưa được tạo thành hóa đơn điện tử, khi trả hàng không sinh hóa đơn điều chỉnh.

• Trường hợp hóa đơn bán hàng là hóa đơn nháp, logic xử lý thực hiện theo tài liệu

Lưu ý:

• Nếu khách hàng tạo hóa đơn nháp trên Nhanh.vn nhưng phát hành hóa đơn trên Mắt Bão, cần kiểm tra hóa đơn đã được cập nhật về Nhanh hay chưa tại tab Đã phát hành, hoặc tại đây

• Nếu hóa đơn chưa ở trạng thái Đã phát hành, vào Hóa đơn nháp, tích chọn hóa đơn → Thao tác > Cập nhật thông tin.

Phát hành hoá đơn điện tử

Sau khi tạo hóa đơn nháp, doanh nghiệp cần ký số hóa đơn để gửi đến cơ quan thuế xác thực.

Có 02 cách phát hành hóa đơn điện tử như sau:

Phát hành trực tiếp từ Nhanh.vn

Lưu ý: Cách này chỉ áp dụng khi ký số bằng chữ ký số tập trung.

• Truy cập Kênh bán > Hoá đơn điện tử > Hoá đơn > Hoá đơn nháp

• Tích chọn các hoá đơn cần phát hành

• Chọn Thao tác > Phát hành hoá đơn điện tử

• Sau khi phát hành thành công, hóa đơn sẽ chuyển sang tab Đã phát hành.

Phát hành trên Mắt Bão

• Tích chọn hóa đơn cần phát hành > Phát hành hoá đơn

• Sau khi phát hành, thông tin hóa đơn sẽ được đồng bộ về Nhanh.vn

Nếu hóa đơn đã phát hành trên Mắt Bão nhưng chưa hiển thị là Đã phát hành trên Nhanh, thực hiện:

• Vào tab Hóa đơn nháp

• Tích chọn hóa đơn cần cập nhật

• Chọn Thao tác > Cập nhật thông tin

Xoá hoá đơn

Lưu ý:

• Chỉ xoá được hoá đơn nháp. Hoá đơn đã phát hành không thể xoá.

• Nguyên tắc xoá hoá đơn: Thực hiện xóa trên Mắt Bão trước, sau đó xóa trên Nhanh.vn.

Xoá hoá đơn trên Mắt Bão

Xoá hoá đơn trên Nhanh

Tạo hoá đơn điều chỉnh

Áp dụng trong trường hợp: Đơn trả hàng/đơn hoàn trên Nhanh.vn không tự động sinh hóa đơn điều chỉnh

Thao tác thực hiện trên Mắt Bão:

• Truy cập Hóa đơn bán ra > Điều chỉnh hóa đơn > Tạo mới

• Chọn mẫu hóa đơn của hóa đơn cần điều chỉnh

• Nhập số hóa đơn bị điều chỉnh

• Chọn kiểu điều chỉnh hóa đơn (giảm/thay thế…)

Sau khi lưu, hệ thống sinh 01 hóa đơn điều chỉnh nháp. Doanh nghiệp kiểm tra lại và phát hành hoá đơn.

Câu hỏi thường gặp

1. Cấu trúc mã tham chiếu

• Hóa đơn bán lẻ / bán sỉ: ID doanh nghiệp + B (bill) + ID hóa đơn trên Nhanh

• Đơn hàng admin/facebook/website/API… : ID doanh nghiệp + O (order) + ID đơn hàng trên Nhanh

• Đơn hàng sàn TMĐT: Tên sàn_ID đơn hàng sàn

2. Có lỗi xảy ra trong quá trình dẫn truyền hóa đơn. Vui lòng thao tác lại hoặc thử lại sau.

• Thực hiện tạo lại hóa đơn nháp hoặc phát hành lại hóa đơn

3. Lỗi không tìm thấy thông tin hóa đơn

• Bấm tạo lại hóa đơn nháp/phát hành hóa đơn

4. Lỗi hóa đơn đã phát hành rồi, không thể phát hành

• Đơn hàng đã được tạo hóa đơn điện tử trước đó.

• Kiểm tra lại tại tab Đã phát hành hoặc Hóa đơn nháp.

5. Lỗi sản phẩm A chưa khai báo VAT để xuất hóa đơn điện tử

• Do cài đặt Chặn tạo hóa đơn điện tử nếu sản phẩm chưa điền VAT

• Vào sửa sản phẩm và điền VAT

6. Lỗi chưa ghép nối sản phẩm ...

• Thực hiện ghép tên sản phẩm xuất hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại đây

7. Chuyển đổi từ xuất thủ công sang xuất tự động thì các hóa đơn trong quá khứ chưa xuất hóa đơn, có tự động xuất không?

• Không thể, với các hóa đơn/đơn hàng trong quá khứ, DN sẽ cần tự vào danh sách và xuất hóa đơn. Chỉ xuất tự động tính từ thời gian bật cài đặt