Cài đặt hóa đơn điện tử

Giới thiệu

• Việc tích hợp hóa đơn điện tử trên phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử gửi cho khách hàng/lưu trữ nội bộ hoặc để làm việc với cơ quan quản lý Nhà nước một cách thuận tiện, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí in ấn và có độ an toàn, chính xác cao.

• Để sử dụng tích hợp hóa đơn điện tử trên phần mềm cần có tài khoản kết nối xuất hóa đơn điện tử được xác thực.

• Doanh nghiệp chỉ có thể kết nối khi đăng ký mua hoá đơn điện tử qua đại lý Nhanh.vn, không thể kết nối khi đăng ký mua hoá đơn với các bên đối tác khác. Liên hệ tư vấn hoá đơn điện tử, chữ ký số tại đây

Các bước kết nối

Thêm pháp nhân xuất hóa đơn

Bước 1: Bạn truy cập module Kênh bán > Hóa đơn điện tử > Cài đặt > Thêm mới hoặc truy cập tại đây

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin có dấu * để thêm mới

• Loại: Bạn chọn loại hình kinh doanh Hộ kinh doanh/Công ty

• Tên pháp nhân: Thông tin tên pháp nhân xuất hóa đơn điện tử.

  • Xuất theo công ty: Bạn điền tên pháp nhân là tên công ty đăng ký

  • Xuất theo cá nhân: Điền tên pháp nhân là tên người xuất hóa đơn

• Địa chỉ: Thông tin địa chỉ theo đăng ký với cơ quan thuế

• Ký hiệu hóa đơn: Thông tin ký hiệu hóa đơn được cơ quan thuế cấp phát. Nếu có nhiều ký hiệu hóa đơn, bạn chọn Thêm mới để thêm ô nhập thông tin.

  • Cách lấy ký hiệu hóa đơn: Bạn truy cập tài khoản Mắt Bão > Cài đặt/Cấu hình > Mẫu hóa đơn, lấy ký hiệu ở cột Tên mẫu

    
• Chọn đối tác: Bạn chọn Mắt Bão Invoice, các đơn vị khác nếu có Nhanh sẽ update.

• Tên đăng nhập/mật khẩu: Bạn điền tài khoản/mật khẩu API của đối tác xuất hóa đơn điện tử

  • Để lấy tài khoản API của Mắt Bão bạn truy cập vào tài khoản Mắt Bão > Cài đặt/Cấu hình > Cấu hình hóa đơn > Cầu hình liên kết API.

    

Sau khi thêm thông tin pháp nhân, bạn cần chờ admin duyệt thông tin pháp nhân trước khi thực hiện các thao tác khác. Bạn vui lòng liên hệ 19002812 hoặc nhân viên support để được hỗ trợ kết nối tài khoản.

Trong trường hợp cần sửa thông tin pháp nhân:

• Với các pháp nhân chưa được duyệt, bạn chọn Sửa và thực hiện thay đổi thông tin và lưu lại.

  
• Với các pháp nhân đã duyệt, bạn vui lòng liên hệ 19002812 hoặc nhân viên support để được hỗ trợ.

Gắn/Gỡ pháp nhân cho kênh bán

Nhanh hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc xuất hóa đơn điện tử theo kênh bán và theo các gian hàng trên sàn TMĐT. Việc gắn/gỡ pháp nhân giúp việc xuất hóa đơn điện tử chính xác và tiết kiệm thời gian.

Bán lẻ/bán sỉ

Bật áp dụng xuất hóa đơn theo kênh Bán lẻ/bán sỉ, bạn mới có thể thực hiện thao tác gắn pháp nhân theo từng kho:

• Ngày bắt đầu áp dụng: Là ngày mà cài đặt này bắt đầu có hiệu lực.

  VD: bạn thực hiện cài đặt ngày 28/06 nhưng muốn bắt đầu áp dụng cài đặt này vào ngày 01/07 thì chọn lại ngày áp dụng thành ngày 01/07.

• Gắn/gỡ pháp nhân: Chỉ hiển thị nút thao tác này khi bạn tích chọn ít nhất 1 kho

  

  

  • Khi chọn thao tác Gắn > mở hộp thoại cài đặt gắn pháp nhân và ký hiệu hóa đơn cho các kho đã tích chọn

  

  • Khi chọn thao tác Gỡ > hệ thống gỡ pháp nhân hiện tại đang gắn với các kho đã tích chọn.

• Áp dụng xuất hóa đơn: Chọn thao tác xuất hóa đơn điện tử của hệ thống

  • Tự động xuất hóa đơn nháp: Khi phát sinh hóa đơn phù hợp với điều kiện xuất hóa đơn, hệ thống tự động xuất hóa đơn điện tử nháp.

  • Tự động phát hành hóa đơn: Khi phát sinh hóa đơn phù hợp với điều kiện xuất hóa đơn, hệ thống tự động phát hành hóa đơn điện tử sang phần mềm xuất hóa đơn.

  • Tự chọn thủ công: Khi phát sinh hóa đơn phù hợp với điều kiện xuất hóa đơn, hệ thống không tự động xử lý hóa đơn, bạn sẽ chọn những hóa đơn cần xuất và thực hiện thao tác xử lý thủ công

Đơn hàng

Ngoài những cài đặt tương tự của kênh bán lẻ/bán sỉ, cài đặt kênh đơn hàng có 1 số cài đặt sau:

• Tạo hóa đơn điện tử với đơn hàng ở trạng thái: khi đơn hàng ở trạng thái cài đặt (Đang chuyển, Thành công)

• Tạo hóa đơn điều chỉnh khi đơn cập nhật trạng thái: khi đơn hàng ở trạng thái hoàn (Đang hoàn, Đã hoàn, Xác nhận hoàn)

• Tạo hóa đơn điều chỉnh với đơn hàng trả hàng ở trạng thái: khi đơn hàng trả ở trạng thái cài đặt (Đang chuyển, Thành công)

➔ Bạn có thể chọn nhiều trạng thái, hệ thống sẽ chỉ tạo hóa đơn ở trạng thái đầu tiên thỏa mãn điều kiện cài đặt của đơn hàng.

➔ Ngoài ra với các sàn TMĐT, phần mềm sẽ cho phép bạn cài đặt xuất hóa đơn cho từng gian hàng trên sàn kết nối với Nhanh (còn hạn)

Cài đặt khác

• Chặn tạo hóa đơn điện tử nếu sản phẩm chưa điền VAT: Nếu bật cài đặt các hoá đơn, đơn hàng có chứa sản phẩm chưa điền VAT sẽ được tổng hợp tại mục Cần xử lý để bạn kiểm tra lại và đảm bảo chỉnh sửa thông tin kịp thời, tránh sai sót hoặc xuất thiếu, xuất hoá đơn chậm

• Chặn tạo hóa đơn điện tử có sản phẩm chưa khai báo tên sản phẩm xuất hóa đơn: bật cài đặt các hoá đơn có chứa sản phẩm chưa được ghép tên sản phẩm xuất hoá đơn được tổng hợp tại mục Cần xử lý. Bạn kiểm tra và chỉnh sửa thông tin tại mục Kênh bán > Hóa đơn điện tử > Sản phẩm, hướng dẫn tại đây

• Hiển thị tên khách hàng khi đơn không có thông tin (Khách đến cửa hàng không cung cấp thông tin, đơn sàn bị che thông tin dạng N***): Khi hoá đơn, đơn hàng không có thông tin người mua, hệ thống sẽ tự điền đoạn ký tự sau vào mục tên người mua hàng trên hoá đơn điện tử. Cài đặt áp dụng cho hoá đơn bán lẻ, bán sỉ và đơn sàn